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Excel reicht für dein Onboarding aus, solange wenige Einstellungen pro Jahr anfallen. Sobald mehrere Personen die Tabelle parallel pflegen, Zugriffe in anderen Listen stehen und jede Einstellung 2 bis 3 Stunden manuelle IT-Arbeit kostet, rechnet sich Excel nicht mehr. Der Wechsel gelingt in fünf Schritten: Tabelle prüfen, Anforderungen definieren, Lösung mit HRIS-Integration wählen, mit einem Team pilotieren, dann ausrollen und die Tabelle schließen. Eine automatisierte Lösung wie deeploi senkt den Aufwand pro Onboarding auf 3 bis 5 Minuten.
Key Takeaways
- Excel kommt bei Wachstum an die Grenze: Beim Onboarding mit Excel häufen sich Versionschaos, vergessene Zugriffe und 2 bis 3 Stunden manuelle IT-Arbeit pro Einstellung.
- Die Lücke zwischen HR und IT: Neue Mitarbeitende warten oft tagelang auf Laptop, Zugänge und Software. Eine automatisierte Onboarding-Lösung überbrückt diese Übergabe.
- Migration in 5 Schritten mit klarer Zeitersparnis: Tabelle prüfen, Anforderungen definieren, Lösung mit HRIS-Integration wählen, pilotieren, ausrollen. Bei 10 Einstellungen im Monat sinkt der Aufwand von 25 Stunden auf unter eine Stunde.
- Mit deeploi startklar in Minuten: Als All-in-One IT-Management Plattform automatisiert deeploi On- und Offboarding in 3–5 Minuten pro Mitarbeitendem und entlastet Unternehmen mit und ohne eigenem IT-Team.
Woran du merkst, dass Excel an die Grenze stößt
Eine Excel-Tabelle ist ein Erinnerungsinstrument: Sie speichert, wer wann was tun sollte. Diese Stärke wird zum Problem, sobald Onboarding zum regelmäßigen Vorgang wird.
Vier Signale zeigen dir, dass deine Tabelle an ihre Grenze stößt:
- Du stellst öfter als einmal pro Monat ein neues Teammitglied ein und jedes Onboarding bedeutet 2–3 Stunden manuelle IT-Arbeit: Laptop besorgen, Accounts anlegen, Software installieren, Zugriffe verteilen.
- Mehrere Personen pflegen die Datei parallel, und niemand weiß mehr, welche Version aktuell ist.
- Geräte, Lizenzen und Software-Zugriffe stehen in weiteren Listen außerhalb der Tabelle, wodurch die Transparenz und Übersichtlichkeit fehlt
- Schritte werden vergessen: Eine ehemalige Mitarbeiterin behält ihren Postfachzugriff, ein neuer Kollege startet ohne die Tools, die seine Rolle braucht.
Das hat zwei Nachteile. Erstens kostet dich jede Einstellung Zeit im Onboarding-Prozess, die dein Team woanders dringend braucht. Zweitens wirkt sich ein holpriger Start direkt auf neue Mitarbeitende aus: Laut der Haufe Talent Onboarding-Studie 2023 bewerten 78 % der Befragten das Onboarding in ihrem Unternehmen als verbesserungswürdig. Der erste Arbeitstag entscheidet mit darüber, wie motiviert jemand langfristig arbeitet.
So ersetzt du Excel im Onboarding in 5 Schritten
Die Umstellung lässt sich in fünf Schritten strukturieren. Nimm dir für die Bestandsaufnahme und die Auswahl besonders Zeit, die restlichen Schritte erledigst du im laufenden Betrieb.
Schritt 1: Bestandsaufnahme deiner Tabelle
Übersetze jede Spalte deiner Tabelle in einen Prozessschritt: Wer macht was, in welcher Reihenfolge, und wie oft wurde es vergessen? Die Tabelle ist die Blaupause für deine Anforderungen an die neue Lösung. Wenn du deine Schritte nie systematisch aufgeschrieben hast, hilft eine strukturierte Onboarding-Checkliste als Vergleichsraster: Sie zeigt, welche Phasen von der Gerätebereitstellung bis zur Compliance in einem vollständigen Prozess enthalten sein sollten.
Schritt 2: Anforderungen definieren
Aus der Bestandsaufnahme leitest du deine Pflichtkriterien ab. Typischerweise gehören dazu: die Integration mit deinem HR-System, damit der Prozess automatisch startet; Geräteverwaltung über MDM (Mobile Device Management, die zentrale Verwaltung und Konfiguration aller Firmengeräte); automatisches Software-Deployment, damit Programme ab dem ersten Tag installiert sind; und ein klarer Weg für Support-Anfragen. Ergänze Kriterien aus dem MDM-Bereich wie Geräteverschlüsselung und Remote-Lock, wenn bei dir Kundendaten im Spiel sind.
Schritt 3: Die richtige Lösung auswählen
Du prüfst jede Lösung anhand von vier Fragen:
- Deckt sie den kompletten IT-Lebenszyklus ab, also Onboarding, Geräteverwaltung, Software, Sicherheit und Support?
- Gibt es echten Experten-Support mit zugesicherter Reaktionszeit, wenn etwas hakt?
- Ist die Plattform auch für Menschen bedienbar, die keine IT-Ausbildung haben?
- Ist die Preisstruktur transparent, etwa ein fester monatlicher Preis pro aktivem Teammitglied statt versteckter Kosten pro Support-Ticket?
Schritt 4: Pilot mit einem Team
Teste die gewählte Lösung mit einem kleinen Team oder dem nächsten anstehenden Onboarding. Im Pilot sammelst du Fehler im geschützten Rahmen, bevor das ganze Unternehmen betroffen ist. Lass die Excel-Tabelle parallel weiterlaufen: Sie ist dein Sicherheitsnetz, falls ein Schritt noch nicht sauber automatisiert ist. Nach jedem Pilot-Onboarding gehst du die Abweichungen durch und passt die Workflows an.
Schritt 5: Ausrollen und die Excel-Tabelle schließen
Nach zwei bis drei erfolgreichen Onboardings archivierst du die Tabelle, stellst alle Beteiligten auf den neuen Prozess um und setzt einen regelmäßigen Termin, an dem du den Prozess reviewst. Der wichtigste Moment der Migration ist der, in dem die Datei endgültig geschlossen wird. Solange sie als Rückfallebene offen bleibt, kehrt der alte Aufwand zurück.
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Onboarding-Software vs Excel: Der Unterschied
Excel meldet sich nicht. Die Tabelle speichert, was wann zu tun ist, aber jeden Schritt muss ein Mensch prüfen und anstoßen. Eine Onboarding-Software erledigt das automatisch.
An zwei Stellen wird der Unterschied greifbar:
- Automatisierte Workflows, die direkt aus deinem HR-System (HRIS, Human Resources Information System) getriggert werden: Sobald eine neue Person im HR-System angelegt ist, startet das Onboarding automatisch: Du legst das Setup fest und gibst Setup und Gerätekauf einmal frei, danach laufen Gerätebestellung, Account-Erstellung und Software-Installation. deeploi integriert sich dafür mit Personio, Factorial HR, BambooHR und weiteren HRIS-Tools.
- Eine zentrale Plattform, in der Geräte, Lizenzen, Zugriffe und Support-Anfragen an einem Ort liegen und der Status für alle Beteiligten sichtbar ist.
Die Zeitersparnis in Zahlen
Manuelles IT-Onboarding kostet 2 bis 3 Stunden pro Person. Mit durchschnittlich 2,5 Stunden gerechnet und zehn Einstellungen im Monat summieren sich 25 Stunden manueller Aufwand.
Eine automatisierte Lösung wie deeploi reduziert den Aufwand pro Einstellung auf 3 bis 5 Minuten. Das sind bis zu 95 % weniger manueller IT-Aufwand, und der Monatsaufwand sinkt damit auf unter eine Stunde. Wer sein Mitarbeiter-Onboarding automatisieren will, gewinnt diese Stunden bei jeder einzelnen Einstellung zurück.
Dazu kommen Einsparungen, die in keiner Tabelle auftauchen:
- Neue Mitarbeitende warten nicht tagelang auf ihr Gerät, weil die Gerätebestellung automatisch mit dem Onboarding-Prozess startet.
- Unterbrechungen durch Anfragen wie „Kann ich Zugriff bekommen?" entfallen, weil Zugriffe automatisch mit der Rolle vergeben werden.
Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die Beratungsfirma b-edgile: Das Münchner Team trackte Geräte und Zugriffe vorher manuell in Excel, jedes Onboarding kostete rund zwei Stunden IT-Arbeit. Mit deeploi sank die IT-Onboarding-Zeit pro Mitarbeitendem auf fünf Minuten.
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Wie deeploi dein IT-Onboarding automatisiert
deeploi ist eine All-in-One IT-Management Plattform für KMU, die das IT-Onboarding neuer Mitarbeitender deutlich schneller und reibungsloser ermöglicht als mit Excel. Statt deiner Tabelle triggert dein HR-System den Prozess
- Automatischer HRIS-Trigger: Startet das Onboarding automatisch aus Personio, Factorial HR, BambooHR und weiteren HR-Systemen.
- IT-Onboarding in 3–5 Minuten (manuell: 2–3 Stunden): Das Workspace-Konto wird erstellt, und vordefinierte Softwarepakete sind ab dem ersten Tag installiert.
- Bestandsgeräte inklusive: deeploi nimmt vorhandene Hardware in die zentrale Verwaltung auf und übernimmt die Migration von einem bestehenden MDM-Tool.
- Experten-Support mit SLA: Das menschliche Support-Team antwortet durchschnittlich in 12 Minuten (SLA: 30 Minuten), auf Englisch und Deutsch.
- KI-Agent Sam: Rund um die Uhr erreichbar, handelt mit Freigabe des IT-Verantwortlichen direkt im Workspace und auf Geräten und übergibt komplexe Fälle an die Experten.
- Sicherheit und transparente Kosten: ISO-27001-zertifiziert, DSGVO-konform, keine Einrichtungsgebühr, keine Kosten pro Ticket.
Ob du gar kein IT-Team hast und die IT-Verwaltung komplett abgibst oder ein bestehendes Team von Passwort-Resets und einfachen Anfragen entlasten willst: In einer unverbindlichen Demo zeigen wir dir, wie deeploi deinen gesamten IT-Lebenszyklus abbildet.
Fazit: Bereit, Excel hinter dir zu lassen? Starte mit deeploi
Deine Excel-Tabelle war ein guter Start, aber dein Unternehmen ist darüber hinausgewachsen. Der Wechsel zu einer automatisierten Onboarding-Lösung ist überschaubar: Je nach Unternehmensgröße ist die Umstellung in 1–4 Wochen umgesetzt, mit einer sauberen Bestandsaufnahme und einem Pilot als Basis. Mit jeder Einstellung, die ohne Versionschaos und vergessene Zugriffe startet, gewinnt dein Team Zeit zurück für das eigentliche Geschäft. Der erste Schritt ist klein: Öffne deine Tabelle und übersetze jede Spalte in einen Prozessschritt.
FAQ
Wie lange dauert die Umstellung von Excel auf eine Onboarding-Lösung?
Je nach Unternehmensgröße und Anzahl der zu automatisierenden Schritte liegt der Implementierungszeitraum bei 1–4 Wochen. Starte mit einem Pilot in einem kleinen Team oder mit der nächsten anstehenden Einstellung, und lass die Tabelle parallel laufen, bis zwei bis drei Onboardings sauber durchgelaufen sind. Danach archivierst du sie und stellst alle Beteiligten um.
Lohnt sich eine automatisierte Onboarding-Lösung auch für kleine Teams?
Sobald du regelmäßig, also etwa monatlich, einstellst, lohnt sich die Automatisierung rechnerisch: Bei zehn Einstellungen im Monat und durchschnittlich 2,5 Stunden manueller Arbeit pro Person sind das 25 Stunden, die eine automatisierte Lösung auf unter eine Stunde reduziert. Bei sehr wenigen Einstellungen pro Jahr übersteigt der Aufwand der Umstellung den Nutzen, dann reicht eine gepflegte Checkliste.
Was passiert mit den Daten aus meiner Excel-Tabelle?
Deine Tabelle wird nicht migriert, sondern übersetzt: Die Bestandsaufnahme aus Schritt 1 liefert die Prozessschritte, die du als Workflows in der neuen Lösung abbildest. Historische Daten archivierst du zur Dokumentation, aktive Informationen wie offene Gerätebestellungen oder laufende Zugriffe überführst du in die Plattform. Danach hat die Datei keinen operativen Zweck mehr.
Welche HR-Systeme kann ich mit deeploi anbinden?
deeploi integriert sich mit Personio, Factorial HR, BambooHR und weiteren HRIS-Tools. Sobald die neue Person in deinem HR-System angelegt ist, startet das Onboarding in deeploi automatisch. Du legst das Setup fest und gibst Setup und Gerätekauf einmal frei. Danach laufen Gerätebestellung, Account-Erstellung und Software-Installation automatisch. Die Integration mit deinem HR-System gehört deshalb zu den Pflichtkriterien in Schritt 2 der Umstellung.
