Der Anfangsphase neuer Mitarbeiter entscheidet oft darüber, ob sie langfristig im Unternehmen bleiben. Doch manuelle Onboarding-Prozesse kosten die Personalabteilung wertvolle Zeit: E-Mails verschicken, Zugänge einrichten, Checklisten abarbeiten. Mit der richtigen Onboarding-Software automatisierst du diese HR-Prozesse und sorgst dafür, dass neue Kollegen vom ersten Arbeitstag an produktiv und erfolgreich durchstarten können. 

In diesem Vergleich stellen wir dir die 7 besten Onboarding-Software-Tools vor – von umfassenden HR-Suites bis zu spezialisierten Onboarding-Plattformen. Erfahre, welche Lösung am besten zu deinem Unternehmen passt und wie du den Einarbeitungsprozess in nur 5 Minuten abwickeln kannst.

Hinweis: Dieser Artikel gibt einen Überblick über verschiedene Onboarding-Tools. Die Reihenfolge stellt keine Wertung dar.

Was ist Onboarding-Software und wie setzt du sie für dein Unternehmen ein?

Onboarding-Software digitalisiert und beschleunigt den gesamten Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter. Statt manueller Checklisten, Excel-Listen und E-Mail-Ketten mit ineffizienter Kommunikation koordiniert die Software alle Onboarding-Prozesse zentral: von der Bereitstellung von Hardware und Software-Zugängen über die Verteilung von Dokumenten bis zur Einführung ins Team.

So funktioniert der Einsatz im Unternehmen: Nach der Vertragsunterschrift triggert die Onboarding-Software automatisch vordefinierte Onboarding-Prozesse. Die Personalabteilung erhält eine Übersicht aller anstehenden Aufgaben, IT wird über Hardware-Bestellungen informiert, und neue Mitarbeiter bekommen vor dem ersten Arbeitstag Zugriff auf wichtige Informationen und Schulungsmaterialien. Die Software erstellt automatisch Accounts und versendet Willkommens-E-Mails.

Besonders wertvoll: Moderne Onboarding-Plattformen synchronisieren sich mit bestehenden HR-Systemen wie Personio und schaffen so einen nahtlosen Übergang vom Recruiting zum Onboarding. Für IT-lastige Unternehmen bieten spezialisierte IT-Onboarding-Software-Lösungen wie deeploi zusätzlich die komplette technische Einrichtung – von der Hardware-Beschaffung über die automatische Software-Installation bis zur Workspace-Konfiguration. So reduziert sich der Einarbeitungsprozess von mehreren Stunden auf nur 5 Minuten.

Die Vorteile von Onboarding-Software

Moderne Onboarding-Software eliminiert Fehler und transformiert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter von einem zeitraubenden, manuellen Prozess zu einem effizienten, automatisierten Workflow. Die Vorteile gehen dabei weit über reine Zeitersparnis hinaus – sie schaffen die Grundlage für erfolgreiche, skalierbare HR-Prozesse.

Zeitersparnis und Effizienzgewinn für HR und IT

Manuelles Onboarding kostet durchschnittlich 3–4 Stunden pro neuem Mitarbeiter – Zeit, die HR-Teams für strategische Aufgaben fehlt. Onboarding-Software reduziert diesen Aufwand auf wenige Minuten durch automatisierte Workflows, vordefinierte Checklisten und Self-Service-Portale. Statt jede Aufgabe einzeln zu koordinieren, läuft der Prozess im Hintergrund ab. 

Bei deeploi beispielsweise dauert das komplette IT-Onboarding nur 5 Minuten: Die Bestellung und Nachverfolgung von Geräten ist nahtlos in die Plattform integriert, sodass keine Verwaltung mehrerer Lieferanten erforderlich ist. Vordefinierte Softwarepakete für Ihre Teams werden vom ersten Tag an auf den Geräten installiert. Workspace-Accounts werden ohne manuellen Eingriff erstellt.

Konsistente und fehlerfreie Einarbeitung

Bei manuellem Onboarding werden häufig Schritte vergessen oder Fehler gemacht: fehlende Zugänge, nicht unterschriebene Dokumente, verspätete Hardware-Lieferung. Eine Onboarding-Plattform stellt sicher, dass jeder Mitarbeitende denselben strukturierten Einarbeitungsprozess durchläuft. Automatische Erinnerungen und Status-Updates verhindern, dass Aufgaben übersehen werden. Die Software dokumentiert jeden Schritt und sorgt für Transparenz – sowohl für HR-Teams als auch für neue Mitarbeiter.

Besseres Onboarding Erlebnis vom ersten Tag an

Neue Mitarbeiter, die am ersten Arbeitstag auf fehlende Zugänge oder nicht eingerichtete Hardware warten, starten frustriert. Bei der Haufe Onboarding-Studie gaben 78 % der Befragten an, dass das Onboarding in ihrem Unternehmen verbesserungswürdig sei.

Mit dem richtigen Tool sind alle technischen Voraussetzungen erfüllt, sodass sie sich auf ihre Rolle konzentrieren können. Das steigert Motivation und Produktivität von Anfang an. Besonders IT-Onboarding-Lösungen wie deeploi sorgen dafür, dass Laptop, Software und Workspace-Zugriffe bereits zum Einstieg vollständig konfiguriert sind.

Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen

Während kleine Unternehmen Onboarding noch manuell bewältigen können, wird es bei Wachstum schnell chaotisch. Onboarding-Software skaliert mühelos mit: Ob 5 oder 50 neue Mitarbeiter pro Monat – die Prozesse bleiben strukturiert und effizient. Automatisierte Workflows passen sich flexibel an unterschiedliche Rollen, Abteilungen und Standorte an, ohne dass HR-Teams jeden Prozess neu konfigurieren müssen.

Auf diese wichtigen Funktionen solltest du bei Onboarding-Software achten

Die Auswahl der richtigen Onboarding-Software entscheidet darüber, ob deine Einarbeitungsprozesse wirklich effizienter werden oder nur digitale Versionen manueller Workflows entstehen. Achte auf diese entscheidenden Funktionen, um das Maximum aus deiner Onboarding-Plattform herauszuholen.

Automatisierte Workflows und Aufgabenverteilung

Das Onboarding-Tool sollte rollenbasierte Onboarding-Workflows erstellen können, die automatisch Aufgaben an HR, IT und neue Mitarbeiter verteilen. Wichtig: Flexible Anpassung der Workflows je nach Abteilung, Standort oder Rolle. Hochwertige Onboarding-Programme weisen automatisch die passenden Software-Pakete an die Teammitglieder zu. Schließlich benötigen die Manager aus der Marketingabteilung andere Tools als die Kollegen aus dem Grafikdesign.

Integration mit bestehenden HR-Systemen

Eine nahtlose Anbindung an HR-Systeme wie Personio verhindert doppelte Datenpflege. Die Mitarbeiter-Onboarding-Software sollte automatisch Mitarbeiterdaten übernehmen und den Onboarding-Prozess direkt nach Vertragsunterschrift starten können. Diese Synchronisation ist entscheidend: Sobald ein Vertrag unterschrieben wird, sollten alle Onboarding-Workflows automatisch anlaufen – von der Hardware-Bestellung bis zur Account-Erstellung.

IT-Onboarding und Hardware-Bereitstellung

Besonders kritisch: Kann die Software auch IT-Onboarding abwickeln? Dazu gehören automatische Geräte-Bestellung, Software-Installation, Workspace-Einrichtung (Google Workspace, Microsoft 365) und Zugriffsverwaltung. Reine HR-Onboarding-Software deckt diesen Bereich oft nicht ab. Hier liegt der entscheidende Unterschied: Während klassische Tools nur administrative Aufgaben koordinieren, übernehmen spezialisierte IT-Onboarding-Lösungen wie deeploi die komplette technische Bereitstellung. Das bedeutet: Du bekommst eine Echtzeitansicht aller Geräte und Zubehörteile – ganz ohne manuelle Pflege. Softwarepakete werden vordefiniert installiert und Benutzer für die Workspace-Accounts werden ohne manuellen Aufwand erstellt.

Self-Service-Portal für neue Mitarbeiter

Neue Kollegen sollten eigenständig auf Dokumente zugreifen, Formulare ausfüllen und ihren Onboarding-Fortschritt verfolgen können. Das reduziert Rückfragen an HR, vereinfacht die Kommunikation und beschleunigt den Prozess. Ein intuitives Self-Service-Portal ermöglicht es neuen Mitarbeitern, bereits vor der ersten Arbeitswoche wichtige Informationen zu erhalten, Schulungen zu absolvieren und den Status ihrer Hardware-Bestellung zu verfolgen. So starten sie gut vorbereitet und mit Selbstvertrauen in die ersten Onboarding-Schritte.

Reporting und Fortschrittsverfolgung

Transparenz ist entscheidend: HR-Teams brauchen Echtzeit-Übersicht über den Status aller Onboarding-Workflows, offene Onboarding-Schritte und Engpässe. Gute Onboarding-Tools bieten Dashboards und Reportings zur Optimierung des Prozesses. Diese Funktionen helfen dabei, Schwachstellen zu identifizieren, Durchlaufzeiten zu messen und den ROI der Onboarding-Automatisierung zu dokumentieren. Nur mit aussagekräftigen Daten lässt sich der Onboarding-Prozess kontinuierlich verbessern.

In einer kostenlosen Demo kannst du erfahren, wie auch du mit deeploi neue Mitarbeiter in nur 5 Minuten startklar bist.

Die 7 besten Onboarding-Software-Tools im Überblick

Im folgenden Vergleich stellen wir dir sieben führende Onboarding-Lösungen vor – von umfassenden HR-Suites bis zu spezialisierten Tools. Jede Software hat ihre Stärken, je nachdem ob du HR-Onboarding, IT-Onboarding oder beides suchst.

deeploi – All-in-One IT-Onboarding in 5 Minuten

deeploi ist eine IT-Management-Plattform, die den gesamten technischen Einarbeitungsprozess automatisiert. Während andere Tools sich auf Dokumente und Checklisten konzentrieren, übernimmt deeploi die komplette IT-Bereitstellung: Hardware-Bestellung, automatische Software-Installation, Account-Erstellung, Workspace-Einrichtung und Sicherheitskonfiguration. Somit ist das Gerät direkt einsatzbereit, sobald es zum ersten Mal genutzt wird.

Zu den Besonderheiten von deeploi gehören: 

• Eine vollständige HR-Integration (z.B. Personio, BambooHR, etc.) für einen automatischen Onboarding-Start
• Vordefinierte Software-Pakete werden automatisch nach Team oder Rolle zugewiesen
• Hardware-Beschaffung mit wenigen Klicks oder Nutzung des eigenen Inventars
• Es gibt einen unbegrenzten IT-Support mit sehr schnellen Antworten in unter 15 Minuten
• Viele Sicherheitsfunktionen wie automatische Passwortrichtlinien und Sicherheitsupdates oder auch das Sperren von Geräten aus der Ferne

Ideal für: Unternehmen, die IT-Onboarding automatisieren wollen und neue Mitarbeiter direkt zum Einstieg komplett ausstatten möchten. Besonders wertvoll für schnell wachsende Startups, Agenturen, Beratungen und Remote-Teams, die ohne zeitaufwändige IT-Koordination skalieren wollen.

Zeitersparnis: Von 2–3 Stunden auf 5 Minuten pro Onboarding. Diese drastische Reduzierung ermöglicht es HR-Teams, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, während neue Mitarbeiter vom ersten Tag an produktiv arbeiten können.

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Personio – HR-Suite mit integriertem Onboarding

Personio ist eine umfassende HR-Software, die Recruiting, Onboarding, Zeiterfassung und Personalverwaltung kombiniert. Das Onboarding-Modul bietet automatisierte Workflows, Dokumentenverwaltung und Aufgaben-Tracking für administrative HR-Prozesse.

Die wichtigsten Funktionen:

• Nahtloser Übergang vom Recruiting zum Onboarding
• Automatisierte Aufgabenverteilung mit individuellen To-do-Listen
• Self-Service-Portal für eigenständige Dokumenteneingabe
• Elektronische Signaturen für Verträge und Formulare
• Standardisierte Onboarding-Vorlagen nach Abteilung oder Rolle
• Gut geeignet als All-in-One-HR-Lösung

In diesem Fall nicht ideal: Personio konzentriert sich auf administrative HR-Prozesse, während das IT-Onboarding separat organisiert werden muss. Hardware-Bereitstellung, Software-Installation und Workspace-Einrichtung sind nicht abgedeckt.

Allerdings können Kunden von Personio ihren Account über eine Integration mit deeploi verbinden. Sobald neue Mitarbeitende bei Personio angelegt werden, wird der Onboarding-Prozess in deeploi getriggert. Alle relevanten Schritte werden eingeleitet und die Personio-Daten aus der dortigen Personalakte können bspw. für den Versand der Geräte genutzt werden. So profitierst du von den HR-Features von Personio und gleichzeitig von den Onboarding-Lösungen durch deeploi.

HR WORKS – Modulare HR-Plattform mit Onboarding-Funktion

HR WORKS bietet eine modular aufgebaute HR-Software mit Schwerpunkt auf Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Personalverwaltung. Das Onboarding-Modul ergänzt die Plattform um digitale Checklisten und Aufgabenverwaltung.

Die wichtigsten Funktionen:

• Digitale Onboarding-Checklisten mit automatischer Verteilung der Tasks
• Integration von Dokumenten-Uploads und elektronischen Unterschriften
• Flexible Anpassung an individuelle Unternehmensanforderungen
• Nahtlose Verbindung zu Lohnabrechnungssystemen
• Verwaltung von Arbeitszeiten und Urlaubsanträgen während der Einarbeitung

In diesem Fall nicht ideal: Das Onboarding ist eher ein Add-on als eine Kernfunktion. Das IT-Onboarding wird nicht abgedeckt. Für Unternehmen mit komplexen technischen Anforderungen oder dem Wunsch nach umfassender Onboarding-Automatisierung kann die Funktionalität zu begrenzt sein.

elearnio – E-Learning-fokussiertes Onboarding

elearnio ist eine Lernplattform, die Onboarding durch digitale Schulungen und Trainings unterstützt. Neue Mitarbeitende durchlaufen strukturierte Lernpfade mit Videos, Quizzes und Zertifikaten zur Wissensvermittlung.

Die wichtigsten Funktionen:

• Personalisierte Lernpfade mit interaktiven Modulen
• Fokus auf Wissensvermittlung und Schulungen
• Gamification-Elemente und Quizfragen zur Wissensüberprüfung
• Automatische Zertifikatsausstellung nach Abschluss von Lerneinheiten
• Integration mit bestehenden HR-Systemen

In diesem Fall nicht ideal: elearnio konzentriert sich ausschließlich auf die Lernkomponente des Onboardings. Administrative Aufgaben wie die Vertragsunterzeichnung werden nicht unterstützt. Hardware und Software müssen separat organisiert werden. Die Plattform eignet sich eher für Unternehmen in Branchen mit umfangreichen Schulungsanforderungen, weniger für ganzheitliches Mitarbeiter-Onboarding.

Factorial – Einfache HR-Software für kleine Teams

Factorial richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen und bietet eine benutzerfreundliche HR-Plattform mit Onboarding-Funktionen und Dokumentenmanagement für grundlegende HR-Prozesse.

Die wichtigsten Funktionen:

• Automatisierte Onboarding-Flows mit Vorlagen und digitaler Signatur
• Mitarbeiterportal mit Self-Service-Funktionen
• Einfache Dokumentenverwaltung und Vertragsunterzeichnung
• Integration mit Google Workspace, Slack und anderen Tools
• Abwesenheits- und Zeiterfassungsmanagement

In diesem Fall nicht ideal: Der Funktionsumfang im Onboarding-Bereich ist begrenzt und bietet keine IT-Onboarding-Features. Bei wachsenden Anforderungen oder komplexeren Onboarding-Prozessen stößt man schnell an seine Grenzen. Die Lösung eignet sich primär für kleine Unternehmen mit einfachen, standardisierten Einarbeitungsprozessen ohne hohe technische Anforderungen.

Workday – Enterprise-Lösung für große Unternehmen

Workday ist eine umfassende Cloud-HR-Plattform für Großunternehmen mit komplexen Organisationsstrukturen. Workday Journeys bietet hochgradig anpassbare Onboarding-Workflows für verschiedene Rollen und Standorte.

Die wichtigsten Funktionen:

• Personalisierte Onboarding-Journeys für jede Mitarbeiterrolle
• Skalierbar für tausende Mitarbeiter weltweit
• Umfassendes Reporting und Analytics-Dashboard
• Automatische Push-Benachrichtigungen und Erinnerungen
• Integration mit globalem Talentmanagement und Payroll

In diesem Fall nicht ideal: Für KMU überdimensioniert und mit hohen Kosten sowie langer Implementierungszeit verbunden. Die Komplexität der Plattform erfordert dedizierte HR-Teams und intensive Schulungen. IT-Onboarding mit Hardware-Bereitstellung und Software-Installation muss trotz des umfangreichen Funktionsumfangs separat gelöst werden. Für Unternehmen unter 1.000 Mitarbeitern ist die Investition eher nicht gerechtfertigt.

reteach – Onboarding durch digitale Schulungen

reteach ist eine E-Learning-Plattform mit Fokus auf eine einfache Erstellung von Schulungsinhalten für Onboarding und Weiterbildung. Besonders geeignet für wissensintensive Onboarding-Prozesse.

Die wichtigsten Funktionen:

• Schnelle Erstellung von Lerninhalten
• Automatische Kurszuweisung
• Zertifikate und Fortschrittsverfolgung

In diesem Fall nicht ideal: Der Fokus liegt ausschließlich auf der Wissensvermittlung und deckt weder administrative noch technische Onboarding-Aufgaben ab. Die Plattform kann keine Aufgabenverteilung außerhalb von Schulungen koordinieren und eignet sich nicht als umfassende Onboarding-Lösung.

Fazit: Wie Onboarding-Software das Onboarding in 5 Minuten ermöglicht

Onboarding-Software ist kein Nice-to-have mehr, sondern ein entscheidender Faktor für effiziente HR-Prozesse und erfolgreiches Mitarbeiter-Onboarding. Die richtige Lösung spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter direkt nach der Einstellung produktiv und motiviert ohne unnötigen Papierkram mit ihrer Arbeit starten können.

Die wichtigste Erkenntnis: Während klassische HR-Onboarding-Software administrative Prozesse abdeckt, bleibt das IT-Onboarding oft eine separate Herausforderung. Genau hier setzt deeploi an: Als einzige All-in-One-IT-Plattform automatisiert deeploi den gesamten technischen Einarbeitungsprozess – von Hardware-Bereitstellung über Software-Installation bis zur Einrichtung des Workspaces und Setups.

Die Realität in den meisten Unternehmen sieht so aus: HR organisiert Dokumente und Checklisten digital, aber neue Mitarbeitende warten trotzdem Tage oder Wochen auf ihren Laptop, die richtigen Software-Zugänge oder funktionierende E-Mail-Konten. Oft müssen Programm auch erst selbst heruntergeladen, installiert und eingerichtet werden. Diese Lücke zwischen HR-Onboarding und IT-Bereitstellung kostet Produktivität und frustriert neue Kollegen bei ihrer Arbeit bereits direkt nach der Neueinstellung.

Warum deeploi die beste Wahl für modernes Onboarding ist: 

• 5 Minuten statt 2–3 Stunden durch automatisiertes IT-Onboarding, das den IT-Aufwand um 95 % reduziert
• Nahtlose HR-Integration, die sich mit Personio und anderen HR-Systemen synchronisiert
• Komplette IT-Bereitstellung von Hardware über Software bis zu Workspace-Zugängen
• Unbegrenzter IT-Support ohne Wartezeit
• Skalierbar für 5 oder 500 neue Mitarbeitende pro Monat ohne zusätzlichen Aufwand im Personalmanagement

Für wen ist deeploi ideal? Unternehmen, die IT-Onboarding nicht mehr als zeitraubendes Problem, sondern als automatisierten und gut organisierten Prozess erleben wollen. Besonders wertvoll für schnell wachsende Startups, Remote-Teams und Unternehmen ohne dedizierte IT-Abteilung. Aber auch etablierte Unternehmen profitieren von der drastischen Zeitersparnis und können ihre Personalabteilung für strategische Aufgaben freisetzen.

Bereit für müheloses IT-Onboarding? Vereinbare jetzt eine Demo und erlebe, wie deeploi deine Einarbeitung transformiert.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zu Onboarding-Software

Was ist eine Onboarding-Software?

Onboarding-Software digitalisiert und automatisiert den Einarbeitungsprozess neuer Teammitglieder und sorgt damit für einen positiven ersten Eindruck. Sie koordiniert alle Schritte des Onboarding-Programms: Dokumentenverwaltung, Task-Tracking, Hardware-Bereitstellung und Software-Zugriffe. Moderne Onboarding-Plattformen wie deeploi integrieren sich mit HR-Systemen und stellen sicher, dass neue Kollegen von Anfang an am neuen Arbeitsplatz vollständig ausgestattet und startklar sind.

Wie viel Zeit spare ich beim Onboarding durch deeploi?

Mit deeploi reduzierst du den IT-Onboarding-Aufwand von durchschnittlich 2–3 Stunden auf nur 5 Minuten pro neuem Mitarbeitenden – das entspricht einer Zeitersparnis von über 95 %. Die Automatisierung übernimmt Hardware-Bestellung, Software-Installation, Account-Erstellung, das Versenden von Willkommens-E-Mails und Geräte-Setup, sodass die Personalabteilung und IT-Verantwortliche sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können.

Hilft deeploi beim Onboarding von Remote-Mitarbeitenden?

Ja, deeploi ist ideal für Remote-Onboarding. Hardware wird direkt an den Wohnort neuer Mitarbeitender verschickt, bereits eingerichtet und einsatzbereit. Die smarte Geräteeinrichtung ermöglicht es Remote-Mitarbeitenden, direkt auf alle notwendigen Tools zuzugreifen, die fortlaufend automatisch aktualisiert werden. So startet dein Remote-Team produktiv, ohne IT-Support vor Ort zu brauchen. Die Geräte können dabei direkt ohne Zwischenschritt verschickt werden, sodass kein Zusatzaufwand in der Personalabteilung entsteht. 

Warum sollten Unternehmen Onboarding-Software verwenden?

Onboarding-Software eliminiert manuelle, fehleranfällige Prozesse und sorgt für konsistente Einarbeitung. Sie spart Zeit, reduziert Kosten und verbessert die Employee Experience. Neue Mitarbeitende starten motiviert und produktiv, weil am ersten Arbeitstag alles bereit ist. Für wachsende Unternehmen ist Onboarding-Software unverzichtbar, um skalierbare Prozesse zu etablieren.

Kann Onboarding-Software auch für Offboarding genutzt werden?

Ja, viele Onboarding-Plattformen bieten auch Offboarding-Funktionen. deeploi beispielsweise automatisiert auch das Offboarding: Zugänge werden entzogen, Software-Lizenzen freigegeben, Hardware zurückgefordert und Daten sicher gelöscht. So stellst du sicher, dass beim Austritt von Mitarbeitenden keine Sicherheitslücken entstehen und der Prozess ebenso strukturiert abläuft wie beim Onboarding. Gleichzeitig bekommst du über eine Benachrichtigung eine Erinnerung, falls ein notwendiger Schritt noch nicht erfolgt ist.

Ist Onboarding-Software auch für kleine Unternehmen sinnvoll?

Absolut. Gerade kleine Unternehmen und KMU profitieren enorm, weil sie oft keine dedizierte IT-Abteilung oder große Personalabteilungen haben. Onboarding-Tools automatisieren Aufgaben, die sonst manuell erledigt werden müssten, und sparen dadurch wertvolle Zeit. Lösungen wie deeploi sind speziell auch für KMU konzipiert und skalieren mit dem Unternehmen. Auch bei wenigen neuen Mitarbeitenden pro Jahr lohnt sich die Investition durch die Zeitersparnis und die bessere Bereitstellung von Informationen und benötigten Ressourcen. So werden alle Neueinstellungen direkt zum Erfolg.

Noch Fragen zu deeploi und IT-Onboarding? Unser Team berät dich gerne persönlich und zeigt dir, wie du deine Einarbeitungsprozesse in nur 5 Minuten abwickeln kannst.

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