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deeploi verbindet sich mit deiner Microsoft-365-Umgebung und deinem HR-System. Sobald eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter im HR-System angelegt wird, startet die Einrichtung automatisch: deeploi erstellt rechtzeitig vor dem Start das Entra-ID-Konto (das Benutzerkonto in Microsofts Verzeichnisdienst), vergibt die passende Lizenz, installiert das Software-Paket für ihre Rolle und wendet Passwort- und Sicherheitsrichtlinien an. So sind Mitarbeitende ab Tag eins startklar, ohne dass jemand in deinem Team das Admin Center anfassen muss.
Key Takeaways
- HR-getriggert statt Admin Center: Die Einrichtungskette startet, sobald eine neue Person in Personio, Factorial, BambooHR oder einem weiteren HRIS-Tool angelegt wird, ganz ohne manuelle Klicks.
- 3–5 Minuten statt 2–3 Stunden: Konto, Lizenz, Software und Sicherheit folgen einem standardisierten Prozess und reduzieren den manuellen IT-Aufwand um bis zu 95 %.
- Sicherheit ist eingebaut: Passwort- und Sicherheitsrichtlinien greifen zentral, auf einer nach ISO 27001 zertifizierten Plattform, die die Basis für DSGVO-konforme Verarbeitung liefert.
- Offboarding läuft umgekehrt: Lizenz wird deaktiviert, E-Mail-Weiterleitung aktiviert und Daten an die Nachfolge übergeben, ohne verwaiste Konten.
- Lizenzen separat, Kosten planbar: deeploi beschafft die Microsoft-365-Lizenzen als Reseller für dich. Die Lizenzkosten kommen zur festen Monatsgebühr pro aktivem Teammitglied hinzu, eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht.
Was bei einem neuen Mitarbeitenden für Microsoft 365 wirklich anfällt
Am Montag startet dein neues Teammitglied, aber das Microsoft-365-Konto ist noch nicht fertig. Dabei klingt „M365-Konto einrichten“ nach einem Klick. In der Praxis steckt eine ganze Kette dahinter, und jeder Schritt hat einen Grund:
- Entra-ID-Konto mit Attributen: Abteilung, Vorgesetzte:r und Verwendungsstandort müssen stimmen. Fehlt der Verwendungsstandort, verhindert Microsoft die Lizenzvergabe.
- Lizenz und Postfach: Ohne passende Lizenz gibt es weder Postfach noch Office-Apps.
- Gruppenmitgliedschaften: Sie steuern den Zugriff auf Teams und SharePoint.
- Software: Die Tools, die die Rolle braucht, müssen installiert sein.
- Mehrstufige Authentifizierung (MFA): Wird sie pro Person einzeln eingerichtet, ist sie der klassische Türöffner für Sicherheitslücken.
- Geräteregistrierung: Erst ein registriertes Gerät lässt sich zentral verwalten und absichern.
Von Hand kostet diese Kette Stunden pro Person und landet oft bei jemandem, der IT nur nebenbei macht. Microsoft bietet zwar eigene Automatisierungen, die zum Eintrittsdatum automatisch Aufgaben anstoßen. Dafür muss Entra ID die Personaldaten aber direkt aus dem HR-System bekommen, und fertige Anbindungen gibt es nur für Enterprise-Systeme wie Workday und SAP SuccessFactors, nicht für die HR-Tools, die in KMU Standard sind.
Wer richtet Microsoft 365 für dich ein?
Wer Microsoft 365 für Mitarbeitende nicht selbst von Hand einrichten will, hat drei Optionen:
Wie CSV-Import, PowerShell und HR-getriggerte Automatisierung im Detail funktionieren, zeigt unser Artikel zum automatischen Erstellen von Microsoft-365-Konten.
Microsoft 365 mit deeploi einrichten lassen: Der Ablauf Schritt für Schritt
deeploi als All-in-One IT-Management Plattform verbindet sich direkt mit deiner Microsoft-365-Umgebung und deinem HR-System. Danach greifen diese Schritte automatisch ineinander:
- HR-Eintrag: Die neue Person wird in Personio, Factorial, BambooHR oder einem weiteren HRIS-Tool angelegt. IT-Verantwortliche werden rund einen Monat vor dem Start informiert.
- Konto: Standardmäßig zwei Wochen vor dem Start erstellt deeploi das Entra-ID-Konto inklusive Verwendungsstandort, damit die Lizenzvergabe nicht scheitert. Bei späteren HR-Einträgen läuft die Kontoerstellung sofort.
- Lizenz und Gruppen: deeploi vergibt die passende Microsoft-365-Lizenz und fügt die Person den Sicherheitsgruppen hinzu.
- Zugangsdaten: Das Passwort wird automatisch generiert und per Willkommens-Mail an die private E-Mail-Adresse geschickt, typischerweise rund drei Tage vor dem ersten Arbeitstag. Beim ersten Login setzt die neue Person ein eigenes Passwort.
- Software: Das Software-Paket für die Rolle wird installiert.
- Richtlinien: Passwort- und Sicherheitsrichtlinien werden zentral angewendet.
- Gerät: Die Gerätebestellung ist Teil des Onboarding-Formulars: Du wählst Gerät und Lieferadresse, bestätigst den Kauf oder die Miete, und deeploi übernimmt Konfiguration und Versand. macOS-Geräte richten sich per Zero-Touch-Provisioning über den Apple Business Manager ein, also beim ersten Einschalten automatisch und ohne Handgriff der IT. Windows-Geräte werden nach der Lieferung ins MDM (Mobile Device Management) eingetragen.
Und wenn etwas hakt? Scheitert die automatische Einrichtung, etwa wegen einer fehlenden Lizenz, wird der Fall markiert und von IT-Experten bei deeploi von Hand übernommen, ohne dass das Konto doppelt angelegt wird. Freelancer:innen, befristete Mitarbeitende oder vom HR-System übersehene Fälle lassen sich zusätzlich manuell anlegen.
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Voraussetzungen, Kosten und Support: Das solltest du vorher wissen
Für den Start brauchst du drei Dinge:
- Microsoft-365-Tenant: deine bestehende M365-Umgebung.
- HR-System: Personio, Factorial, BambooHR oder ein weiteres HRIS-Tool.
- Rollenvorlagen und Software-Pakete: Dein Team legt fest, welche Rolle welche Software bekommt; deeplois Team übernimmt die technische Anbindung.
HR-System und Workspace sind in wenigen Minuten angebunden, Migration und Go-live dauern je nach Unternehmensgröße wenige Tage bis 2–3 Wochen.
Die Kosten bleiben planbar: deeploi berechnet einen festen monatlichen Preis pro aktivem Teammitglied, ohne Einrichtungsgebühr und mit unbegrenzten Support-Anfragen.
Auch die Lizenzen musst du nicht selbst beschaffen: deeploi ist Microsoft-Partner und kauft Microsoft-365-Lizenzen als Wiederverkäufer für dich ein. Die Lizenzen liegen trotzdem in deinem eigenen Workspace und lassen sich bei einem Anbieterwechsel übertragen, ohne dass Daten verloren gehen.
Für alle, die IT nur „nebenbei“ geerbt haben: Es braucht keine Skripte und kein Admin-Center-Wissen. Der menschliche Experten-Support von deeploi antwortet auf Deutsch oder auf Englisch im Schnitt in 12 Minuten (vertraglich garantierte Reaktionszeit, SLA: 30 Minuten), und zusätzlich ist der KI-Agent Sam rund um die Uhr erreichbar.
Bestehende IT-Teams entlastet deeploi, indem die Plattform Routineaufgaben übernimmt: Konten anlegen, Lizenzen zuweisen, Passwörter zurücksetzen. So bleibt Zeit für strategische Projekte.
Sicherheit und Compliance: Was die automatische Kontoeinrichtung richtig machen muss
Wer automatisch Konten anlegt, verarbeitet Mitarbeiterdaten. Deshalb zählen die Grundlagen: ein Auftragsverarbeitungsvertrag, transparente Zugriffsrechte und zertifizierte Sicherheitsstandards. deeploi ist nach ISO 27001 zertifiziert und als Plattform DSGVO-konform. Wie deine eigene Compliance ausfällt, hängt vom Umgang mit der Plattform ab.
Ein standardisierter Prozess ist dabei selbst ein Sicherheitsgewinn: zentral angewendete Passwort- und Sicherheitsrichtlinien, die nicht davon abhängen, dass jemand an jede einzelne Einstellung denkt, und weniger vergessene Berechtigungen.
Offboarding in Microsoft 365: Was mit Konto, Lizenz und Daten passiert
Offboarding läuft automatisch umgekehrt:
- Konto und Lizenz: Die Anmeldung in Microsoft 365 wird gesperrt und die Lizenz deaktiviert.
- E-Mail: Eingehende Mails werden an eine Kollegin oder einen Kollegen weitergeleitet, auf Wunsch mit automatischer Antwort.
- Daten: Geschäftlich relevante Daten gehen zuerst an die Nachfolge über. Standardmäßig wird nichts gelöscht, das Konto verschwindet erst zum festgelegten Cleanup-Datum.
- Gerät: Das Gerät lässt sich aus der Ferne sperren, die Rückgabe wird nachverfolgt, und vor der Weitergabe an die nächste Person wird es zurückgesetzt.
Manuelles Offboarding ist oft riskanter als das Onboarding, denn verwaiste Konten mit aktiven Lizenzen sind Kosten- und Sicherheitsproblem zugleich: Du zahlst weiter für Menschen, die längst weg sind, und lässt Einfallstore offen, die niemand mehr überwacht.
Praxisbeispiele: So viel Zeit sparen Unternehmen beim Onboarding mit deeploi
Statt 2–3 Stunden Handarbeit dauert ein Onboarding bei deeploi 3–5 Minuten, und der manuelle IT-Aufwand sinkt um bis zu 95 %.
Drei Beispiele von Unternehmen, in denen IT bisher nebenbei lief:
- Instaffo (Recruiting-Plattform, 60+ Nutzer:innen): Früher übernahm das HR-Team Kontoerstellung, Zugriffsprüfung und Hardware-Koordination selbst, rund 2–3 Stunden pro neuer Person. Heute löst der Eintrag in Personio das Onboarding automatisch aus: Es dauert 5 Minuten, und die manuelle IT-Arbeit des People-Teams ist um 97 % gesunken.
- The Female Company (FemTech, 50+ Nutzer:innen): Ein Mitglied des People-Teams verbrachte fast die halbe Woche mit IT, von der Geräteeinrichtung bis zur Kontoerstellung. Heute dauert ein Onboarding 5 Minuten statt 3 Stunden, und der IT-Aufwand ist von 30 Stunden auf unter 60 Minuten im Monat gesunken.
- AENU (Impact-VC-Fonds, 15+ Mitarbeitende): Die IT lag bei der Executive Assistant, die nebenbei auch Operations, HR und Office Management verantwortete. Onboardings liefen über Notion und Google Sheets. Mit der Personio-Anbindung und rollenbasierten Software-Paketen sank die Onboarding-Zeit von 2–3 Stunden auf 5 Minuten.
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Fazit: Microsoft 365 für Mitarbeitende einrichten lassen
HR ist digitalisiert, aber Laptop, Konto und Zugänge hinken hinterher. deeploi schließt diese Lücke, indem die Einrichtung von Microsoft 365 für Mitarbeitende automatisch startet, sobald der HR-Eintrag entsteht. Das Ergebnis: Mitarbeitende sind ab Tag eins einsatzbereit, und jeder standardisierte Schritt senkt das IT-Risiko.
FAQ
Was kostet es, Microsoft 365 für Mitarbeitende einrichten zu lassen?
Bei deeploi zahlst du einen festen monatlichen Preis pro aktivem Teammitglied. Eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht, und Support-Anfragen sind unbegrenzt. Die Rechnung richtet sich nach der Zahl der aktiven Mitarbeitenden, nicht nach Geräten oder Tickets. Die Microsoft-365-Lizenzen sind darin nicht enthalten: deeploi beschafft sie als Reseller für dich, die Lizenzkosten kommen zum festen Monatspreis hinzu. Optionale Add-ons für erweiterten Schutz und Cloud-Backup sind verfügbar.
Mit welchen HR-Systemen verbindet deeploi Microsoft 365?
deeploi integriert sich mit Personio, Factorial, BambooHR und weiteren HRIS-Tools. Microsofts native Anbindungen decken diese Tools nicht ab, denn sie sind auf Workday und SAP SuccessFactors ausgelegt, Systeme, die in KMU selten im Einsatz sind.
Haben neue Mitarbeitende am ersten Tag Zugriff auf Microsoft 365?
Ja. Das Konto entsteht standardmäßig zwei Wochen vor dem Start, die Zugangsdaten kommen rund drei Tage vorher per Willkommens-Mail, und die Gerätebestellung läuft über das Onboarding-Formular. Wichtig ist nur, den Start im HR-System früh genug zu pflegen, damit die Hardware rechtzeitig ankommt.
Wie lange dauert es, bis die Einrichtung läuft?
HR-System und Workspace sind in wenigen Minuten angebunden, Migration und Go-live dauern je nach Unternehmensgröße wenige Tage bis 2–3 Wochen. Danach braucht jedes Onboarding 3–5 Minuten statt 2–3 Stunden manueller Arbeit.
Muss ich die Microsoft-365-Lizenzen selbst kaufen?
Nicht zwingend. Du kannst deine Lizenzen bei deinem aktuellen Reseller belassen, deeploi weist sie beim Onboarding trotzdem automatisch zu. Wenn du möchtest, beschafft deeploi die Lizenzen als Microsoft-Partner und Reseller für dich: Dann kündigst du die bestehenden Lizenzen zum nächstmöglichen Termin, danach läuft die Abrechnung über deeploi. In beiden Fällen liegen die Lizenzen in deinem eigenen Workspace, und ein Reseller-Wechsel verliert keine Daten.
