Übersicht

• Als wachsende PR-Agentur mit einer auf Microsoft 365 basierenden Infrastruktur war Oseon darauf angewiesen, dass der Gründer die gesamte IT-Administration neben seinen Führungsaufgaben übernimmt.

• Nach einem erfolglosen Versuch mit einem lokalen IT-Dienstleister und dem anhaltenden Wachstum der Agentur wurde der manuelle Aufwand nicht mehr tragbar – ein skalierbarer Ansatz war gefragt.

• Mit deeploi hat Oseon jetzt automatisiertes Onboarding, zentralisiertes Device-Management und reaktionsschnellen IT-Support – das gibt der Geschäftsführung den Freiraum, sich auf Kund:innen und Strategie zu konzentrieren.

Wenn der Gründer auch die IT-Abteilung ist

IT-Herausforderung

Tapio Liller hat Oseon vor 17 Jahren gegründet und die IT-Infrastruktur der Agentur von Grund auf auf Microsoft 365 aufgebaut. Als Gründer und Managing Partner trägt er viele Hüte – er verantwortet Finanzen, Operations und die Unternehmensinfrastruktur. Den Großteil der Firmengeschichte bedeutete das auch, der wichtigste IT-Administrator zu sein.

Der IT-Alltag war ein Dauerbrenner. Kleine Anfragen – E-Mail-Aliase, Änderungen an Verteilerlisten, Tool-Zugänge – landeten den ganzen Tag über in Tapios Postfach und unterbrachen wichtigere Aufgaben. Das Onboarding eines neuen Teammitglieds bedeutete, dass ein zweiter Laptop auf seinem Schreibtisch stand, während er parallel zu seinem eigentlichen Job manuell Software installierte und Accounts konfigurierte.

Vor einigen Jahren hat Oseon versucht, die IT an einen lokalen Dienstleister auszulagern, doch die Zusammenarbeit hat nicht funktioniert. Dem Tooling des Anbieters fehlten Automatisierung und Transparenz über Oseons Geräteflotte und Cloud-Infrastruktur, weshalb die Partnerschaft nach einiger Zeit beendet wurde. Die IT-Verantwortung landete wieder bei Tapio. „Mein eigentlicher Job ist es, eine Agentur zu führen, gute Ideen für unsere Kund:innen zu haben und sie strategisch zu beraten. IT-Administrator zu sein, ist nicht das, worauf ich mich konzentrieren sollte", erzählt Tapio.

Mit dem weiteren Wachstum der Agentur wurde die Situation nicht mehr tragbar – und genau da kam deeploi zur richtigen Zeit ins Spiel.

Automatisierte IT und durchgehend verfügbarer Support mit deeploi

Lösung

deeploi übernimmt jetzt die zentralen IT-Aufgaben von Oseon – vom Onboarding über Device-Management bis zum täglichen Support. Statt jede IT-Frage über den Gründer laufen zu lassen, arbeitet das Team direkt mit deeploi zusammen, und Tapio behält über die Plattform den Überblick, statt die IT selbst zu managen.

Automatisiertes Onboarding, ausgelöst durch HR-Daten. Sobald ein neuer Mitarbeiter in Personio angelegt wird, synchronisieren sich die Daten automatisch mit deeploi und lösen den Onboarding-Workflow aus. Tapio weist ein Gerät zu, den Rest übernimmt deeploi – Accounts, Software und Konfigurationen werden ohne manuellen Aufwand eingerichtet. Neue Mitarbeitende loggen sich einfach ein und folgen dem Setup-Link.

Zentralisiertes Device-Management und Inventar. Alle Geräte, Seriennummern, Modelle und Betriebssystemversionen sind in einem Dashboard sichtbar. Die Plattform bietet vollständige Transparenz über das Geräteinventar – inklusive der Möglichkeit, ein verlorenes Gerät aus der Ferne zu sperren oder zu löschen. Diese Funktion hat sich bewährt, als ein Mitarbeiter seinen Laptop in einer Berliner Straßenbahn verloren hat.

Schneller Hardware-Ersatz. Über deeplois Procurement-Partner hat Oseon innerhalb von 48 Stunden nach dem Vorfall ein Ersatz-MacBook erhalten. Der neue Laptop kam vorkonfiguriert und einsatzbereit an.

Reaktionsschneller IT-Support ohne Hürden. Das Team kontaktiert deeploi bei IT-Problemen direkt – der Umweg über Tapio entfällt. Die Reaktionszeiten sind kurz, die Kommunikation proaktiv, und das Support-Team bleibt dran, bis das Problem gelöst ist.

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Fokus für die Geschäftsführung zurückgewonnen, IT läuft leise im Hintergrund

Ergebnis

Seit der Zusammenarbeit mit deeploi hat Oseon die IT in einen strukturierten, skalierbaren Bereich verwandelt, der leise im Hintergrund läuft. Die Geschäftsführung kann sich voll auf Kund:innen und Strategie konzentrieren – im Wissen, dass die IT gut aufgehoben ist.

• 85 % weniger Onboarding-Aufwand pro neuer Mitarbeiterin bzw. neuem Mitarbeiter – der Prozess läuft jetzt größtenteils automatisiert.
• Alltägliche IT-Anfragen unterbrechen die Geschäftsführung nicht mehr – das Team wendet sich direkt an deeploi.
• Das Oseon-Team ist zufrieden mit dem IT-Support, Probleme werden schnell und ohne Eskalation gelöst.
• Volle Transparenz über alle Geräte durch ein zentrales Dashboard – das ersetzt manuelle Listen und eine gemeinsam genutzte Apple-ID.
• Planbare, transparente Kosten, die zur Budgetplanung einer Agentur mit schwankenden Umsatzzyklen passen.

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Über Oseon

Oseon ist eine deutsche PR- und Kommunikationsagentur, spezialisiert auf Technologie, B2B und professionelle Dienstleistungen. Die von Tapio Liller gegründete Agentur ist mit Standorten in Frankfurt, Hamburg und Köln vertreten und betreut Kund:innen aus Tech-PR, Digital Health, Greentech und weiteren Branchen.