Überblick

• ease stand wiederholt vor Herausforderungen in der IT-Administration – bedingt durch Personalwechsel und die Abhängigkeit von einzelnen Administratoren.

• Nachdem der interne IT-Administrator das Unternehmen verlassen hatte, entschied sich ease, die IT vollständig auszulagern, um Kontinuität, Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit sicherzustellen.

• Mit deeploi ist die IT nun durchgängig verfügbar, einfach nutzbar und nahtlos in bestehende Tools integriert.

Wenn interne IT zum Engpass wird

IT-Herausforderung  

Über viele Jahre hinweg organisierte ease die IT intern mit eigenen Administratoren. Grundsätzlich funktionierte das, brachte jedoch ein wiederkehrendes strukturelles Problem mit sich: IT-Wissen und Verantwortung waren an einzelne Personen gebunden.

Wie Marcel Hanselmann, Managing Partner bei ease, erklärt: „Mit IT-Administratoren war es immer schwierig. Wir haben sie eingestellt, sie blieben zwei oder drei Jahre und gingen dann wieder. Dann begann alles von vorne.“

Als der letzte interne IT-Administrator zum Jahresende das Unternehmen verließ, sah das Team darin einen Wendepunkt. Statt erneut eine einzelne Position zu besetzen, entschied sich ease, die IT-Administration vollständig auszulagern. Es folgte ein kurzer Versuch mit einem anderen Anbieter, doch schnell wurde klar, dass das Setup nicht passte – insbesondere angesichts der Apple- und Google-basierten Umgebung von ease und dem Anspruch auf schnellen, zuverlässigen Support.

„Für uns ist es wichtig, eine effiziente IT-Umgebung zu haben und schnelle Rückmeldungen sowie Lösungen zu bekommen, wenn IT-Probleme auftreten“, sagt Marcel.

Skalierbare, automatisierte IT mit deeploi

Lösung

In dieser Phase kam ease mit deeploi in Kontakt. Sie fanden ein Setup, das zu der heutigen Arbeitsweise des Unternehmens passt. Statt die IT intern zu verwalten oder von einem einzelnen Administrator abhängig zu sein, wird sie nun als skalierbarer Service bereitgestellt, der sich reibungslos in bestehende Tools integriert.

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Zentrale Funktionen der IT-Management-Software von deeploi

Skalierbarer, jederzeit verfügbarer IT-Betrieb.
Durch die ausgelagerte IT-Administration entfällt die Abhängigkeit von einzelnen IT-Administratoren und das Risiko von Ausfällen durch Urlaub oder Personalwechsel. Gleichzeitig ist das Modell kosteneffizienter, da ease Zugriff auf ein Team von IT-Experten und standardisierte Automatisierung erhält, statt sich auf eine einzelne Rolle zu stützen.

Automatisiertes Onboarding, verknüpft mit HR-Tools.
Neue Mitarbeitende werden im HR-Tool angelegt, das mit deeploi verbunden ist. Von dort aus startet deeploi automatisch den IT-Onboarding-Prozess: Geräte werden vorkonfiguriert und mit den benötigten Tools ausgestattet. Benutzerkonten und Zugänge zu Kernanwendungen werden im Hintergrund eingerichtet, sodass neue Teammitglieder sofort starten können. So kannst du das Onboarding vollständig über HR steuern – ganz ohne technisches Fachwissen – und gleichzeitig sicherstellen, dass jede Person vom ersten Tag an ein einheitliches, einsatzbereites Setup erhält.

Direkter Zugang der Mitarbeitenden zum IT-Support.

Mitarbeitende können das Support-Team von deeploi direkt kontaktieren, ohne Umweg über eine interne Ansprechperson. Wie Alexandra Geier, HR Managerin bei ease, sagt: „Die Unterstützung durch den IT-Support von deeploi ist schnell, hilfreich und sehr transparent.“

Niedrigere Kosten, schnelleres Onboarding, zuverlässige IT

Ergebnis

Durch den Wechsel zu deeploi hat ease die IT in eine planbare, skalierbare Funktion mit messbarem Business-Impact verwandelt:

• 40 % niedrigere IT-Kosten im Vergleich zum vorherigen Setup, da interner Administrationsaufwand durch ein skalierbares Servicemodell ersetzt wurde. „Wenn man es genau durchrechnet, ist es günstiger als vorher“, sagt Marcel.

• Reduzierung der Onboarding-Zeit von bis zu 2 Stunden auf nur 5 Minuten – HR und Operations werden von manueller IT-Koordination entlastet.

• Geringere interne Arbeitsbelastung und höhere operative Kontinuität, da die IT nicht mehr von Personalwechseln, Verfügbarkeit oder individueller Kapazität abhängt.

• Schneller und konsistenter IT-Support, bei dem Probleme zügig und ohne interne Eskalation gelöst werden.

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Über ease

ease bietet Schadensmanagement- und risikobezogene Dienstleistungen für die Immobilienbranche an und unterstützt Immobilienverwalter sowie Eigentümer bei der Abwicklung von Gebäudeschäden, der Koordination mit Versicherungen und weiteren operativen Prozessen.