Deine IT zu betreiben und deine IT zu besitzen sind zwei verschiedene Dinge

Ein Unternehmen, das wir kennen, beschloss nach vier Jahren, den IT-Anbieter zu wechseln. Als sie sich dann in ihr eigenes Microsoft 365 einloggen wollten, stellten sie fest, dass das einzige Konto mit vollen Administratorrechten eine Adresse unter der Domain ihres alten Anbieters war. Die E-Mails, Dateien und Benutzerkonten ihres Unternehmens sowie der einzige Schlüssel zu all dem gehörten der Firma, der sie gerade gekündigt hatten.

Niemand hat absichtlich etwas falsch gemacht. Genau das macht diese Geschichte so lesenswert.

So läuft es ab: Während der Einrichtungsphase erstellt dein Anbieter den Arbeitsbereich, registriert die Geräte und richtet die Konten ein. Was auch immer er auf seinen eigenen Namen einträgt, bleibt standardmäßig auf seinen Namen. Die E-Mail-Adresse des Anbieters wird zum Kontakt für die Kontowiederherstellung. Das Unternehmen des Anbieters ist als Geräteeigentümer eingetragen. Sein Konto hat die vollen Rechte, weil er derjenige war, der alles angeklickt hat. Mehr als die übliche Trägheit braucht es dafür nicht.

Und niemand bemerkt es, weil alles funktioniert. Die Eigentumsverhältnisse werden erst in dem Moment sichtbar, in dem es teuer wird: wenn du kündigen willst, wenn der Anbieter seinen Betrieb einstellt oder wenn ein Prüfer fragt, wer deine Systeme kontrolliert.

Wenn du als HR-Manager, Büroleiter oder Gründer die Verantwortung für IT übernommen hast, spürst du das wahrscheinlich, auch wenn du es nicht in Worte fassen kannst. Du hast dich noch nie in deine Geräteverwaltungskonsole eingeloggt. Du weißt nicht genau, wer die Admin-Zugangsdaten hat. Bei einem Verkaufsgespräch hast du nie danach gefragt, weil dir niemand die richtigen Worte dafür gegeben hat.

Die 6 Dinge, die in deinem Namen bleiben sollten

Die Fragen sind weniger wichtig als die Antworten. Jeder Anbieter wird auf „Gehört uns das alles?" mit „Ja" antworten.

Was einen transparenten Anbieter von einem unterscheidet, der unbeabsichtigt Abhängigkeiten schafft, ist, ob er konkret antworten kann – ohne nachzuschauen.

Sechs Fragen. Jeder Anbieter, bei dem es sich lohnt, einen Vertrag abzuschließen, kann sie alle in einem einzigen Telefonat beantworten – ohne nachzuschauen.

Verlierst du den Admin-Zugriff, wenn du die IT auslagerst?

Das ist die Befürchtung, die die meisten aufhält: „Ich kann mir nicht vorstellen, keinen Administratorzugang zu haben." Aber du gibst ihn nicht ab. Ein kompetenter Anbieter braucht Administratorrechte, denn ohne sie kann er keine Lizenzen zuweisen, keine Kontoprobleme beheben oder das Onboarding automatisieren. Das ist eine berechtigte Anforderung, kein Warnsignal.

Der entscheidende Unterschied liegt woanders. Administratorzugriff zu benötigen ist normal. Der einzige Administrator zu sein, ist es nicht. Dein Unternehmen sollte neben dem Konto des Anbieters ein eigenes Administratorkonto aktiv halten. Wenn der Anbieter morgen verschwinden würde, könntest du dich immer noch einloggen und weiterarbeiten.

Du gibst nicht die Schlüssel ab. Du lässt dir einen zweiten Satz anfertigen – und behältst deinen eigenen.

Zeichen dafür, dass du bereits stärker gebunden bist, als du denkst

• Du hast noch nie deine eigene Geräte- oder Softwareliste gesehen.
• Du weißt nicht, wer deine Admin-Zugangsdaten hat.
• Niemand in deinem Unternehmen hat sich jemals in deine Geräteverwaltungskonsole eingeloggt.
• Die Antwort auf „Können wir das exportieren?" ist ein Meeting.

Die meisten Unternehmen sind eher zufällig in diese Situation geraten – und genau darum geht es. Niemand hat dich absichtlich gebunden. Du hast einfach nie danach gefragt, und niemand hat es von sich aus angeboten.

Wie deeploi mit Eigentumsrechten umgeht

Wir haben deeploi für Unternehmen ohne oder mit nur einer kleinen IT-Abteilung entwickelt, was bedeutet, dass wir weitreichende Zugriffsrechte benötigen. Daher ist es fair, deeploi an der obigen Liste zu messen.

Dein Arbeitsbereich bleibt dein Eigentum. Dein Microsoft 365 oder Google Workspace gehört deinem Unternehmen, und wir arbeiten darin, anstatt es zu besitzen. Der Zugriff ist auf eine kleine Gruppe geschulter Mitarbeiter beschränkt und wird nach dem Prinzip der geringsten Rechte überprüft. Dein eigenes Admin-Konto bleibt neben unserem aktiv, sodass du niemals unsere Erlaubnis brauchst, um auf deinen eigenen Arbeitsbereich zuzugreifen.

Die Registrierung deiner Geräte bleibt in deiner Hand. Dein Apple Business Manager-Konto ist auf dein Unternehmen registriert, nicht auf uns, und du kannst uns jederzeit davon trennen. Unsere Geräteverwaltungsplattform gehört uns, und du siehst deinen Gerätebestand über die deeploi-Plattform. Für ein Unternehmen ohne IT-Mitarbeiter ist das der richtige Kompromiss, denn die Alternative ist eine Konsole, in die sich niemand einarbeiten möchte.

Deine Lizenzen sind übertragbar. Wir kaufen deine Microsoft 365-Lizenzen für dich, wodurch wir auf deiner Rechnung als Wiederverkäufer aufgeführt werden. Das bedeutet aber nicht, dass die Lizenzen uns gehören. Sie liegen in deinem Arbeitsbereich, und wenn du zu einem anderen Anbieter wechselst, wird die Abrechnungsbeziehung übertragen, ohne dass deine Daten davon betroffen sind.

FAQ

Verliere ich den Zugriff auf meine IT-Systeme, wenn ich den Anbieter wechsle?

Wenn die Eigentumsverhältnisse korrekt eingerichtet wurden, bedeutet ein Wechsel lediglich, dass dem alten Anbieter der Zugriff entzogen wird – nicht, dass alles von Grund auf neu aufgebaut werden muss. Deine Daten, Konten und Einstellungen bleiben genau dort, wo sie sind.

Verliere ich den Administratorzugriff auf meine eigenen Systeme, wenn ich die IT auslagere?

Nein. Dein Anbieter benötigt Administratorrechte, um Lizenzen zuzuweisen, Konten zu korrigieren und das Onboarding zu automatisieren, aber dein eigenes Administratorkonto sollte daneben aktiv bleiben. Lass dir das schriftlich bestätigen, bevor du unterschreibst.

Wem gehören die Microsoft 365-Lizenzen, die mein IT-Anbieter für mich gekauft hat?

Die meisten Anbieter kaufen sie als Wiederverkäufer – die Rechnung läuft daher auf ihren Namen, während die Lizenzen in deinem Arbeitsbereich liegen. Die entscheidende Frage ist, ob sie zu einem anderen Anbieter übertragen werden können. Das ist möglich, ohne dass Daten verloren gehen.

Was passiert mit meinen Geräten, wenn ich den IT-Anbieter wechsle?

Geräte, die über deinen eigenen Apple Business Manager registriert wurden, können freigegeben und anderweitig neu registriert werden. Geräte, die unter dem eigenen Konto des Anbieters registriert sind, lassen sich dagegen nur schwer zurückgewinnen. Deshalb lohnt es sich, die Registrierung zu prüfen, bevor du unterschreibst.