Warum sich IT-Kosten pro Mitarbeiter so schwer vergleichen lassen

Frag drei Anbieter, was die Betreuung von 60 Mitarbeitenden kostet, und du bekommst drei Zahlen, die sich kaum nebeneinanderlegen lassen, weil jede etwas anderes abdeckt. In Deutschland liegen monatliche Managed-Services-Pauschalen marktüblich zwischen 50 und 200 € pro Arbeitsplatz, und diese Spanne hat wenig mit Qualität zu tun. Sie spiegelt den Leistungsumfang. Ein Angebot enthält Patching, Backups und Support, ein anderes nur Monitoring und rechnet nach Stunden ab, sobald tatsächlich etwas repariert werden muss. Das günstigste Angebot auf dem Tisch ist am Jahresende oft das teuerste Konstrukt, sobald du alles nachgekauft hast, was nicht enthalten war.

Genau das ist die Falle für den Accidental IT Owner, also die HR-Managerin oder den Gründer, die für IT verantwortlich wurden, ohne es sich ausgesucht zu haben. Du sollst Angebote in einem Feld vergleichen, in dem du nicht arbeitest, anhand einer einzigen Zahl, die den entscheidenden Teil verdeckt. Dieser Artikel macht das Gegenteil. Weiter unten zeigen wir auf, was der Preis pro Nutzer:in bei deeploi abdeckt und was nicht.

So funktioniert das Preismodell von deeploi

deeploi berechnet eine feste monatliche Gebühr pro aktivem Teammitglied. Es gibt keine Einrichtungsgebühr, keine Projektgebühr für das Onboarding und keine separate Abrechnung pro Support-Anfrage. Die Abrechnung folgt deiner aktiven Teamgröße, bewegt sich also mit, wenn Menschen dazukommen oder gehen, und diese Änderungen kosten nichts extra.

Es gibt zwei Nutzertypen, und der Unterschied liegt in der Geräteverwaltung, nicht in der Servicequalität:

Wenn du unsicher bist, in welche Kategorie jemand fällt, klären wir das gemeinsam mit dir, bevor du live gehst.

Was im Preis von deeploi enthalten ist

Alles in diesem Abschnitt gehört zum Standard-Abonnement. Es gibt keine Premium-Stufe, die das erst freischaltet.

Automatisiertes On- und Offboarding

Das Onboarding läuft über dein HR-System. Sobald eine neue Person in Personio, HiBob, BambooHR, Factorial oder einem anderen HR-Tool angelegt wird, startet der Workflow von selbst: Der Workspace-Account wird erstellt, das rollenbasierte Softwarepaket installiert, Sicherheitseinstellungen werden angewendet, und das Gerät geht vorkonfiguriert ins Büro oder direkt an die Privatadresse. Der Aufwand sinkt von zwei bis drei Stunden pro Person auf drei bis fünf Minuten.

Das Offboarding funktioniert genauso, nur umgekehrt, und kostet dich zwei bis fünf Minuten Eingabe. Workspace-Lizenzen werden herabgestuft, die E-Mail-Weiterleitung wird eingerichtet, Daten gehen an die übernehmende Person, SaaS-Accounts werden zentral deaktiviert, und das Gerät wird für die Rückgabe vorbereitet. Gelöscht wird nur, was du ausdrücklich auswählst.

Der Wechsel zu deeploi

Der Wechsel gehört zum Onboarding als Kund:in und ist kein Projekt, das du separat bezahlst. Unser Team übernimmt die MDM-Konfiguration, das Account-Setup und die Gerätemigration, auch wenn du von einem bestehenden MDM zu uns wechselst. Deinen Workspace verbindest du in etwa 30 Sekunden, dein HR-System in ein bis zwei Minuten, und beides kannst du selbst in der Plattform erledigen. Ab da begleiten wir dich durch jede Phase, übernehmen die Teile, die unser Team braucht, und halten dich auf dem Laufenden. Die meisten Teams sind innerhalb von wenigen Tagen bis wenigen Wochen vollständig live, abhängig davon, wie komplex das Setup ist, das wir migrieren.

Geräteverwaltung, Inventar und Patching

Die Geräteverwaltung deckt macOS-, Windows- und iOS-Geräte über MDM (Mobile Device Management) ab: Zero-Touch-Provisioning, Softwareverteilung, automatisiertes Patching von Betriebssystemen und Drittanbieter-Apps, erzwungene Verschlüsselung, Remote-Sperre und -Löschung sowie ein aktuelles Inventar aller Geräte, Nutzer:innen und installierten Anwendungen in einem Dashboard.

Das Inventar ist der Teil, den viele erst schätzen, wenn sie ihn haben. Zu wissen, was dir gehört, wer es nutzt und ob es gepatcht ist, ist die Grundlage für jedes Audit-Gespräch, das dir bevorsteht.

Unbegrenzter IT-Support, auf Deutsch und Englisch

Support ist ohne Limit enthalten. Keine Ticket-Obergrenzen, keine Kosten pro Vorfall, kein Zuschlag, wenn du zum Telefon greifst statt zur E-Mail, und keine separate Abrechnung für die alltäglichen Anfragen, die den größten Teil der Warteschlange ausmachen.

Sam, unser KI-Agent für den IT-Support, ist der erste Kontaktpunkt. Er ist rund um die Uhr verfügbar, antwortet sofort und handelt tatsächlich, statt nur auf einen Hilfeartikel zu verlinken. Er sperrt Nutzer:innen, passt Gruppenmitgliedschaften und Postfachzugriffe an und liest live Gerätedaten über MDM aus. Dabei gilt für ihn derselbe strenge Freigabeprozess wie für unser menschliches Team: Er führt keine Aktion ohne Zustimmung deines IT-Verantwortlichen aus. Die Kontrolle bleibt bei dir.

Wenn ein Problem einen Menschen braucht, übergibt Sam an unsere IT-Expert:innen, die laut SLA innerhalb von 30 Minuten reagieren und in der Praxis durchschnittlich 12 Minuten brauchen. Anfragen werden nach Dringlichkeit priorisiert, damit jemand, der kurz vor einem Kundentermin ausgesperrt ist, nicht hinter einer Routinefrage zu einer Software wartet. Mehr dazu steht auf der Seite zum IT-Support.

Account-, Lizenz- und Softwareverwaltung

deeploi verwaltet die Accounts und Lizenzen deines Teams, und das ist etwas anderes, als sie zu bezahlen. Im Preis enthalten ist die Administration: das passende Softwarepaket pro Rolle im Onboarding zuweisen, Lizenzen beim Offboarding zurückholen, damit du keine Plätze mehr zahlst, die niemand nutzt, zentral festhalten, wer Zugriff auf welches Tool hat, und die Schatten-IT beseitigen, die entsteht, wenn Zugänge über Slack verteilt werden.

Ungenutzte SaaS-Plätze sind eine der verlässlichsten Geldquellen in einem wachsenden Unternehmen, weil niemand eine Lizenz bemerkt, die nach dem Austritt einer Person weiterläuft. Genau diese Plätze beim Offboarding zurückzuholen ist der Punkt, an dem sich Lizenzverwaltung selbst bezahlt.

Sicherheitsrichtlinien und Compliance-Dokumentation

Passwortrichtlinien, erzwungene Geräteverschlüsselung über BitLocker und FileVault, Verwaltung von Admin-Rechten, Authentifizierungszertifikate und automatische Sicherheitsupdates gehören alle zum Basisumfang, zusammen mit der Dokumentation, die du für ein Audit brauchst. deeploi ist ISO 27001 zertifiziert und DSGVO-konform, hostet Daten in der EU und unterstützt die Anforderungen aus NIS2. Details stehen auf den Seiten zu Cybersecurity und Compliance.

Hardware-Beratung, Bestellung und Garantiefälle

Der Beschaffungsservice ist enthalten: Wir empfehlen die passende Hardware für eine Rolle, übernehmen den Bestellprozess über unser Partnernetzwerk inklusive COMSPOT und unterstützen dich bei Rückgaben, Garantie- und Reparaturfällen. Apple-Geräte, die über unsere Partner gekauft werden, sind deinem Apple Business Manager zugeordnet und melden sich beim ersten Start selbst im MDM an, sodass sie ohne manuellen Schritt im Inventar auftauchen.

Bestellt wird über die deeploi-Plattform, inklusive Peripherie wie Monitore, Docks und Headsets. Du bestellst und verfolgst die Lieferung an einer Stelle, sodass der Überblick in der Plattform bleibt und nicht über Lieferanten-E-Mails verstreut ist.

Leasing ist über unseren Partner topi möglich, wenn du nicht kaufen möchtest, mit Laufzeiten von 6 bis 36 Monaten.

Du hast schon eigene Geräte? Das passt genauso. Beschaffung ist ein Service, den du nutzen kannst, keine Bedingung für das Abonnement. Wir nehmen deine bestehende Hardware auf die Plattform und verwalten sie zusammen mit allem anderen. Ein Wechsel zu deeploi bedeutet also nie, dass du deine Geräte ersetzen musst.

Eine feste Ansprechperson im Customer Success

Jede Kundin und jeder Kunde hat eine feste Ansprechperson, die das eigene Setup kennt, statt einer Warteschlange. Auch das gehört zum Abonnement.

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Was nicht im Preis enthalten ist

Drei Kategorien liegen außerhalb des Abonnements. Zwei davon liegen bei jedem Anbieter außerhalb, die dritte ist bewusst optional.

Die Hardware selbst

Wir verkaufen keine Geräte mit einem Aufschlag weiter, der in deiner Monatsgebühr versteckt ist. Du siehst den Hardwarepreis, gibst ihn frei und bezahlst den Anbieter. Die Arbeit rund um die Hardware, also die Empfehlung, die Bestellung, die Einbindung ins MDM und das Nachhalten der Garantie, wenn ein Display kaputtgeht, steckt im Abonnement.

Deine Software- und Workspace-Lizenzen

Softwarelizenzen sind nie Teil der Grundgebühr. Dass ein Tool im deeploi-Katalog steht, macht es nicht kostenlos. Dein Google Workspace oder Microsoft 365, deine Slack-Plätze und dein Adobe-Plan werden also zusätzlich zum Abonnement bezahlt, und du solltest sie separat einplanen. Das ist bei Managed IT branchenüblich, aber es steht selten so deutlich in einem Angebot.

Wie du sie einkaufst, entscheidest du. Viele Kund:innen behalten ihre eigene Beschaffung und ihre eigenen Verträge, und deeploi übernimmt darauf die Zuweisung und die Nutzungskontrolle. Andere lassen die Lizenzen lieber von uns beschaffen und verwalten und zusammen mit dem Abonnement abrechnen, was eine Lieferantenbeziehung weniger bedeutet. Wir gehen beide Varianten mit dir durch, ohne dir eine davon aufzudrängen.

In beiden Fällen sorgt deeploi dafür, dass du nicht mehr zahlst als nötig, indem Lizenzen im Onboarding korrekt zugewiesen und beim Offboarding zurückgeholt werden.

Erweiterter Schutz: das Add-on Security+

Das Basis-Abonnement enthält bereits echte Sicherheitsarbeit: erzwungene Richtlinien, Verschlüsselung, Patching, Remote-Sperre und -Löschung sowie Zugriffskontrolle. Security+ legt darüber eine weitere Ebene, über unsere SentinelOne-Integration, die Echtzeit-Erkennung und -Reaktion auf jedes verwaltete Gerät bringt. Bedrohungen werden direkt auf dem Gerät erkannt und eingedämmt, statt im Nachhinein gemeldet.

Security+ ist meist die richtige Entscheidung für Teams, die:

• höhere regulatorische oder Compliance-Anforderungen haben, besonders in Finanzdienstleistungen, im Gesundheitswesen und in der Pharmabranche
• eine Zertifizierung nachweisen müssen, etwa ISO 27001, SOC 2 oder einen vergleichbaren Standard, sei es für ein Audit oder für die Sicherheitsprüfung eines Kunden
• von IT- oder Sicherheitsberatung dazu geraten bekommen haben, eine stärkere Verteidigungsebene einzuziehen

Cloud-to-Cloud Backup

Das zweite Add-on sichert deine komplette Microsoft 365- oder Google Workspace-Umgebung täglich über Acronis Cyber Protect Cloud: alle Postfächer inklusive Shared Mailboxes, dazu OneDrive und SharePoint, auf der Google-Seite Google Drive. Die Backups sind inkrementell mit unbegrenztem Speicher, und das Abonnement gilt für alle Nutzer:innen, nicht für einzelne Personen.

Gut zu wissen: Die Aufbewahrung, die Microsoft 365 und Google Workspace mitbringen, ist bewusst zeitlich begrenzt. Ist dieses Fenster vorbei, lässt sich etwas, das ein Kollege gelöscht hat, womöglich nicht mehr wiederherstellen. Genau diese Lücke schließt ein dediziertes Backup.

Was dir nie in Rechnung gestellt wird

Diese Liste ist so wichtig wie die Liste der enthaltenen Leistungen, weil sie beschreibt, wo klassische Anbieter ihre Marge machen. Du zahlst keine:

• Einrichtungs- oder Implementierungsgebühr. Migration, MDM-Konfiguration und Account-Setup gehören zum Onboarding als Kund:in, auch der Wechsel von einem MDM, das du bereits nutzt.
• Kosten pro Ticket. Das Support-Volumen verändert deine Rechnung nicht, also muss niemand im Team zögern, bevor er um Hilfe bittet.
• Zuschlag für dringende Anfragen. Sam antwortet sofort und rund um die Uhr, unsere IT-Expert:innen reagieren innerhalb der 30-Minuten-SLA, und dringende Fälle werden ohne Aufpreis vor Routineanfragen bearbeitet.
• Module zum Freischalten. Onboarding-Automatisierung, Geräteverwaltung, Softwareverwaltung und Support werden nicht als separate Produkte verkauft.
• Strafgebühr beim Hoch- oder Herunterskalieren. Die Abrechnung folgt deiner aktiven Teamgröße, und diese zu ändern kostet in beide Richtungen nichts.

Was viele für Zusatzkosten halten, was aber inklusive ist

Bei all diesen Punkten rechnen Interessent:innen mit einer Abrechnung pro Vorfall, meist weil ein früherer Anbieter genau das getan hat. Nichts davon verändert deine Rechnung:

• On- und Offboarding als Vorgang. Eine neue Person bringt eine Nutzerlizenz mit, das On- und das Offboarding selbst werden aber nie zusätzlich berechnet, egal wie viele du im Monat durchführst.
• Passwort-Resets, entsperrte Accounts und die alltäglichen Anfragen, die den größten Teil jeder Support-Warteschlange ausmachen.
• Patching und Update-Management über Betriebssysteme und Drittanbieter-Apps hinweg.
• Selbstinstallation von Apps durch Mitarbeitende aus dem freigegebenen Katalog, ohne dass jemand ein Ticket eröffnet.
• Kleine Account-Änderungen, etwa jemanden zu einer Gruppe hinzuzufügen oder eine Lizenzzuweisung anzupassen.

Für wen dieses Modell passt

Eine Liste des Leistungsumfangs hilft nur, wenn sie auch sagt, für wen sie gedacht ist. deeploi passt zu Unternehmen mit etwa 30 bis 200 Mitarbeitenden, die in der Cloud arbeiten, Google Workspace oder Microsoft 365 nutzen und niemanden haben, dessen eigentlicher Job IT ist. Das ist die Situation des Accidental IT Owner, und die Pauschale existiert, damit diese Person nicht länger als Kostenwächterin auftreten muss.

Zwei Dinge solltest du früh wissen, weil sie darüber entscheiden, ob das Modell zu dir passt:

• deeploi ist cloud-native. Wenn deine IT noch auf eigenen Servern im Haus liegt, ist das nicht das richtige Setup für dich.
• Der Support läuft vollständig remote. Alles wird remote und digital gelöst, statt dass jemand in dein Büro kommt, und das ist ein Teil dessen, was eine durchschnittliche Reaktionszeit von 12 Minuten überhaupt möglich macht.
• deeploi bearbeitet deine IT-Anfragen und ist kein unternehmensweites Helpdesk. Wir lösen IT-Probleme für dein Team. Wenn du ein internes Ticketsystem brauchst, um Anfragen zwischen deinen eigenen Abteilungen weiterzugeben, etwa von Finance an Operations, ist das ein anderes Werkzeug.
• Wir sind in ganz Europa aktiv. Sitzt dein Team außerhalb, sprich es früh an, dann sagen wir dir direkt, ob wir helfen können.

Warum ein fester Preis den Unterschied macht

Eine planbare IT-Rechnung ist nicht nur eine Vorliebe der Finanzabteilung, sie verändert Verhalten. Wenn Support unbegrenzt ist und nichts pro Vorfall abgerechnet wird, melden Menschen das seltsame Geräusch im Laptop, statt es zu ignorieren, und der Accidental IT Owner muss nicht länger Kosten hüten, die er nie verwalten wollte.

Außerdem wird IT zu einer der am einfachsten planbaren Zeilen in deinem Budget. Eine Gebühr pro aktivem Teammitglied bedeutet, dass die IT-Kosten des nächsten Jahres eine Personalplanung multipliziert mit einer Zahl sind, die du schon kennst, ohne Puffer für Vorfälle, Projekte oder saisonale Support-Spitzen. Die Finanzabteilung kann Wachstumsszenarien rechnen, ohne jemanden schätzen zu lassen.

Kund:innen berichten nach dem Wechsel zu deeploi von IT-Kosten, die um bis zu 75 % gesunken sind, und der Grund ist selten ein einzelner Posten. Es ist der Wegfall der Zuschläge, der ungenutzten Lizenzen und der Stunden, die niemand erfasst hat.

Wenn du sehen willst, wie der Leistungsumfang gegen dein eigenes Setup aussieht, gehen wir das ehrlich mit dir durch, inklusive der Ansage, wenn wir nicht passen.

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FAQ

Was genau ist im Preis von deeploi enthalten, und was kostet extra?

Enthalten: Geräteverwaltung, automatisiertes On- und Offboarding, Account- und Lizenzverwaltung, Softwareverwaltung, Sicherheitsrichtlinien, Compliance-Dokumentation, Hardware-Beratung und -Bestellung, eine feste Ansprechperson im Customer Success und unbegrenzter IT-Support über alle Kanäle. Außerhalb des Preises: die Hardware selbst, deine eigenen Softwarelizenzen und zwei optionale Add-ons, Security+ und Cloud-to-Cloud Backup. Es gibt keine Einrichtungsgebühr, und nichts wird pro Ticket abgerechnet.

Rechnet deeploi den IT-Support pro Ticket oder pro Stunde ab?

Nein. Der IT-Support ist unbegrenzt und in der Gebühr pro Nutzer:in enthalten, über Ticket, E-Mail und Telefon, auf Deutsch und Englisch. Sam, unser KI-Agent für den IT-Support, antwortet sofort und rund um die Uhr, unsere IT-Expert:innen reagieren innerhalb einer SLA von 30 Minuten bei durchschnittlich 12 Minuten, und dringende Anfragen werden ohne Aufpreis priorisiert.

Zählen Freelancer:innen und externe Dienstleister:innen als volle Nutzer:innen?

Mitarbeitende mit einem Firmengerät zählen als Managed User. Freelancer:innen, externe Dienstleister:innen und Teilzeitkräfte ohne Firmengerät kannst du als Light User hinzufügen, was IT-Support und Onboarding umfasst, aber keine Geräteverwaltung. Wir helfen dir bei der Einordnung, bevor du live gehst.

Sind Virenschutz und Endpoint Protection im Basispreis enthalten?

Der Basispreis umfasst erzwungene Sicherheitsrichtlinien, Geräteverschlüsselung, automatisches Patching, die Verwaltung von Admin-Rechten sowie Remote-Sperre und -Löschung. Erweiterte Erkennung und Reaktion über unsere SentinelOne-Integration gehört zum optionalen Add-on Security+. Das ganze Bild steht auf der Seite zu Cybersecurity.

Verkauft deeploi die Laptops, oder kaufen wir sie selbst?

Du kaufst oder least sie, und wir übernehmen alles darum herum. deeploi empfiehlt die passende Hardware, steuert den Bestellprozess über Partner wie COMSPOT, organisiert Leasing über topi, wenn du das bevorzugst, und kümmert sich um Rückgaben, Garantie- und Reparaturfälle. Bestellung und Sendungsverfolgung laufen in der Plattform, Peripherie inklusive. Wenn du deine Geräte schon besitzt, ist das völlig in Ordnung: Bestehende Hardware wird aufgenommen und wie alles andere verwaltet, ein Wechsel zu deeploi bedeutet also nie, dass du deine Geräte ersetzen musst.

Müssen wir unsere Softwarelizenzen separat bezahlen?

Ja. Lizenzen für Tools wie Microsoft 365, Google Workspace und Slack sind nie Teil der Grundgebühr von deeploi, plane sie also zusätzlich zum Abonnement ein. Du kannst deine eigenen Verträge behalten und deeploi übernimmt Zuweisung und Nutzungskontrolle, oder wir beschaffen und verwalten die Lizenzen für dich und rechnen sie separat ab. In beiden Fällen sorgen wir dafür, dass du keine Plätze zahlst, die niemand nutzt.

Was passiert mit unserem Preis, wenn wir wachsen oder schrumpfen?

Die Abrechnung folgt deiner aktiven Teamgröße, bewegt sich also mit, wenn Menschen dazukommen oder gehen, und es gibt in keine Richtung eine Strafgebühr. Für die konkreten Zahlen zu deiner Teamgröße frag uns nach einem Angebot auf der Preisseite.