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In einem Coworking-Space kontrolliert der Betreiber das WLAN, die Drucker und den Gebäudezugang – KMU sollten daher alle drei als nicht vertrauenswürdig betrachten und absichern, was ihnen gehört: verschlüsselte, zentral verwaltete Geräte, Multi-Faktor-Authentifizierung für jedes Konto und ein VPN für sensible Tätigkeiten. Verhaltensregeln wie Laptops niemals unbeaufsichtigt zu lassen, Sichtschutzfolien zu nutzen und vertrauliche Gespräche in geschlossenen Räumen zu führen, sind hier wichtiger als in einem privaten Büro. Wer alles cloudbasiert hält und auf Remote-IT-Support setzt, macht sich von der gemeinsam genutzten Infrastruktur unabhängig. deeploi, die All-in-One-IT-Management-Plattform für KMU mit oder ohne internes IT-Team, kombiniert Geräteverwaltung, Zero-Touch-Onboarding und Remote-Experten-Support für Teams in Shared Offices.
Key Takeaways
In einem Shared Office kontrolliert der Betreiber das Netzwerk, die Drucker und den Gebäudezugang – behandle alle drei als außerhalb deines Sicherheitsperimeters liegend.
Dein Schutz kommt von den Ebenen, die du selbst kontrollierst: verschlüsselte Geräte, Multi-Faktor-Authentifizierung, automatische Updates und ein VPN für sensible Tätigkeiten.
Physische Sicherheit ist wichtiger als in einem privaten Büro, weil Fremde in unmittelbarer Nähe zu euren Laptops und Gesprächen sitzen.
Cloudbasiertes Gerätemanagement und Remote-Support ersetzen den Serverraum, sodass nichts Kritisches in einem Raum liegt, der euch nicht gehört.
Gib jedem Mitarbeitenden am ersten Tag ein kurzes, schriftliches Regelblatt, das Bildschirmsperren, Drucken, Telefonate und Ansprechpartner für den Ernstfall abdeckt.
Wenn dein Team in einem Coworking-Space arbeitet, gehören das WLAN, die Drucker und die Eingangstür jemand anderem. Das verändert die Lage grundlegend. Du kannst keinen Router konfigurieren, über den du keine Kontrolle hast, und du kannst nicht für die Dutzenden anderer Unternehmen im selben Netzwerk bürgen. Was du tun kannst: deinen eigenen Bereich sauber absichern und dem Betreiber die richtigen Fragen stellen, bevor du den Vertrag unterschreibst. Dieser Leitfaden führt dich durch beides – in der Reihenfolge, in der du die Informationen tatsächlich brauchst.
Was du brauchst, bevor du in einen Coworking-Space einziehst
Zwei Dinge machen alles Weitere einfacher. Erstens: eine aktuelle Liste aller Firmen-Laptops, Telefone, Geschäftskonten und Softwareprogramme, die dein Team nutzt. Was du nicht aufgeschrieben hast, kannst du nicht schützen – und diese Liste dient später auch als Ausgangspunkt für jede Checkliste zur Einrichtung der Büro-IT.
Zweitens: einen namentlich benannten Ansprechpartner beim Coworking-Betreiber, der technische Fragen beantworten kann. Nicht den Vertriebsmitarbeiter, sondern jemanden, der weiß, wie das Netzwerk aufgebaut ist und der die Zugangsausweise ausgibt. Wenn niemand im Coworking-Space diese Fragen beantworten kann, ist das bereits eine nützliche Information.
Es hilft außerdem zu wissen, welche Tools du wirklich brauchst. Kleinere Teams haben oft überlappende Abonnements, und unsere Übersicht über IT-Tools für Teams ohne IT-Abteilung ist ein guter Realitätscheck, bevor du weitere hinzufügst.
Schritt 1: Überprüfe die Infrastruktur des Betreibers, bevor du dich festlegst
Bevor du unterschreibst, frag den Betreiber, wie das Netzwerk aufgebaut ist. Die Antworten zeigen dir, wie viel zusätzlicher Aufwand auf deiner Seite anfällt. Nimm diese Liste zur Besichtigung mit:
Befindet sich jedes Unternehmen in einem eigenen Netzwerksegment, oder nutzen alle ein einziges, flaches Netzwerk?
Gibt es ein separates Netzwerk für Gäste und Besucher mit Tageskarte, und wie wird es vom Datenverkehr der Mitglieder getrennt?
Wer kann Druckaufträge auf den gemeinsam genutzten Druckern einsehen, und wie lange werden sie gespeichert?
Wie wird der Gebäudezugang geregelt, und was passiert mit einem Ausweis, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Gibt es abschließbare Aufbewahrungsmöglichkeiten oder abgetrennte Räume für vertrauliche Gespräche?
Wer wird benachrichtigt, wenn sich die Netzwerkkonfiguration ändert?
Halte schriftlich fest, wo die Verantwortung des Betreibers endet und deine beginnt, und bewahre diese Notiz zusammen mit dem Vertrag auf. Die meisten Betreiber verwalten ihre Räumlichkeiten gut, aber ihr Sicherheitsprogramm schützt das Gebäude – nicht deine Daten. Wenn du verstehen möchtest, wie eine saubere Netztrennung aussieht, erklärt unser Artikel über Gäste-WLAN und Besucherzugang die Segmentierungslogik in verständlichen Worten.
Schritt 2: Sichere Geräte und Konten ab – nicht das Netzwerk
Geh davon aus, dass das gemeinsam genutzte Netzwerk nicht vertrauenswürdig ist, und baue deinen Schutz eine Ebene höher auf. Das bedeutet: Jedes Unternehmensgerät ist verschlüsselt (BitLocker unter Windows, FileVault auf dem Mac), sperrt den Bildschirm nach kurzer Inaktivität, installiert Sicherheitsupdates automatisch und folgt einem Passwortstandard, den du tatsächlich durchsetzt – und nicht nur empfiehlst.
Schütze dann die Konten. Multi-Faktor-Authentifizierung gehört zu E-Mail, dem Cloud-Arbeitsbereich, Finanztools und allem, was Kundendaten enthält. Angreifer haben sich darauf eingestellt – kombiniere sie daher mit einem Bewusstsein für MFA-Ermüdungsangriffe und weise unaufgeforderte Bestätigungsanfragen ab. Leite den Datenverkehr für alles Sensible über geteiltes WLAN durch ein Unternehmens-VPN. Das gilt unabhängig davon, ob der Schreibtisch in einem Coworking-Space oder im Wohnzimmer steht – deshalb lässt sich die Checkliste für das sichere Homeoffice fast direkt übertragen.
Auch private Geräte verdienen Beachtung. In einer Umfrage zur Cybersicherheit am Arbeitsplatz aus dem Jahr 2025 gaben 72 % der Beschäftigten an, ein privates Gerät für die Arbeit genutzt zu haben (RS Americas). In einem offenen Großraumbüro ist ein nicht verwaltetes Smartphone oder Tablet, das sich in deinen Arbeitsbereich einloggt, eine Sicherheitslücke, die du nicht siehst. Entscheide jetzt, ob du das erlaubst – und unter welchen Bedingungen. Für das große Ganze behandelt unser Cybersicherheitsleitfaden für kleine Unternehmen jede Sicherheitsebene ausführlicher.
Schritt 3: Schütze Geräte und Gespräche auch physisch
In einem gemeinsam genutzten Raum verdient physische Sicherheit genauso viel Aufmerksamkeit wie das Netzwerk. Alle paar Minuten läuft jemand an deinem Schreibtisch vorbei – und die meisten davon arbeiten nicht für dich.
Lass einen Laptop niemals unbeaufsichtigt, nicht einmal für einen schnellen Kaffee. Nutze ein Schließfach oder nimm die Geräte am Ende des Tages mit nach Hause.
Bringe Sichtschutzfolien an Laptops und Handys an, damit der Nachbar am nächsten Schreibtisch deinen Bildschirm nicht mitlesen kann.
Setz dich wenn möglich mit dem Rücken zur Wand, damit dir niemand über die Schulter schauen kann.
Öffne keine Kundendaten in offenen Bürobereichen. Wechsle in einen geschlossenen Raum oder eine Kabine, wenn du sie benötigst.
Führe vertrauliche Gespräche in Telefonkabinen oder Besprechungsräumen. Gespräche über Einstellungen und Preisverhandlungen sind weiter zu hören, als man denkt.
Vermeide es, sensible Dokumente auf gemeinsam genutzten Druckern auszudrucken. Wenn du drucken musst, nutze Pull-Printing – dabei wird der Druckauftrag erst freigegeben, wenn du direkt am Gerät stehst.
Melde ein verlorenes oder gestohlenes Gerät sofort, damit es aus der Ferne gesperrt oder gelöscht werden kann, und halte diese Regel schriftlich in deiner Unternehmensrichtlinie für Geräte fest.
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Schritt 4: IT ohne Serverraum betreiben
Du bekommst keinen Schrank, keine Abstellkammer und keine ruhige Ecke für Hardware – und das ist kein Problem. Halte alles cloudbasiert, damit nichts Wichtiges von einem Gerät abhängt, das in einem Gebäude steht, das du mit anderen teilst. Dateispeicherung, Identitätsmanagement, Backups und Geräteverwaltung gehören allesamt in Dienste, auf die du von überall zugreifen kannst.
Hardware sollte einsatzbereit geliefert werden. Lass Laptops vorkonfiguriert an die Coworking-Adresse oder direkt zu den Mitarbeitenden nach Hause schicken, damit sie sich beim ersten Einschalten automatisch in die Geräteverwaltung einbinden. So funktioniert stressfreies IT-Onboarding in der Praxis – und es erspart jedem die Einrichtung eines Geräts an einem Hot Desk. deeploi, die All-in-One-IT-Management-Plattform für KMU mit oder ohne internes IT-Team, kombiniert automatisiertes Geräte- und Kontenverwaltung mit IT-Experten, die du aus der Ferne erreichen kannst – genau das macht IT-Management für verteilte Teams auch ohne Serverraum möglich.
Der Support muss genauso funktionieren. Niemand kommt vorbei, um einen Laptop zu reparieren – daher muss Remote-IT-Support für Unternehmen Passwort-Resets, Zugangsfragen und Hardware-Diagnosen aus der Ferne erledigen können. Dasselbe Modell gilt, wenn du später einen zweiten Standort hinzufügst, wie unser Leitfaden zur IT an mehreren Standorten in Deutschland beschreibt.
Schritt 5: Erstelle ein Regelblatt für den ersten Arbeitstag
Eine Seite, die am ersten Tag ausgeteilt wird, erspart später viele unangenehme Gespräche. Halte sie kurz genug, damit die Leute sie auch wirklich lesen.
Sperre deinen Bildschirm jedes Mal, wenn du aufstehst – auch wenn es nur eine Minute ist.
Dein Ausweis gehört dir. Halte die Tür nicht für Personen auf, die du nicht kennst.
Räum deinen Schreibtisch am Ende des Tages auf: keine Papiere, keine Notizbücher, keine USB-Sticks liegenlassen.
Bring Kunden oder Besucher nicht in Bereiche, die nur für Mitglieder zugänglich sind, ohne dies vorher mit dem Betreiber abzuklären.
Leite verdächtige E-Mails als Anhang an die IT weiter, anstatt sie zu löschen – ein Screenshot verbirgt die Details, die die IT braucht, um den Absender zu überprüfen.
Der Ansprechpartner für IT-Probleme ist unten aufgeführt, ebenso wie die Nummer, die du sofort anrufen musst, wenn ein Gerät abhandenkommt.
Wenn du das lieber formell als informell regeln möchtest, nimm es in eine schriftliche Richtlinie auf. Unsere Vorlage für eine IT-Sicherheitsrichtlinie für KMU enthält die Abschnitte, die Auditoren und Unternehmenskunden erwarten.
Fehlerbehebung: Häufige Probleme bei der IT in Shared Offices
Der Betreiber ändert das WLAN-Passwort oder die Netzwerkkonfiguration
Das passiert – meist ohne Vorwarnung und meistens genau dann, wenn du Kundengespräche hast. Halte für mindestens ein paar Teammitglieder einen mobilen Hotspot-Tarif als Ausweichlösung bereit und vereinbare im Vertrag, dass der Betreiber dich vorab über Netzwerkänderungen informiert. Wenn deine VPN-Verbindung nach einer Änderung nicht mehr funktioniert, liegt das oft an neuen Filtermaßnahmen auf deren Seite – frag also nach, bevor du anfängst, deine eigene Konfiguration zu debuggen.
Ein Teammitglied klickt im gemeinsamen Netzwerk auf einen verdächtigen Link
Schnelligkeit zählt mehr als Schuldzuweisungen. Trenne das Gerät vom WLAN, falls etwas heruntergeladen wurde, melde den Vorfall an deinen IT-Verantwortlichen, setze das betroffene Passwort von einem anderen Gerät zurück und melde den Nutzer aus allen aktiven Sitzungen ab. Prüfe anschließend das Postfach auf neu eingerichtete Weiterleitungsregeln. Sicherheitsvorfälle sind nach wie vor weit verbreitet: Im britischen Cyber Security Breaches Survey 2025/2026 gaben 43 % der Unternehmen an, in den vergangenen 12 Monaten einen Cyberangriff oder eine Sicherheitsverletzung erlebt zu haben (UK Department for Science, Innovation and Technology). Wenn personenbezogene Daten betroffen waren, verpflichtet dich Artikel 33 der DSGVO, deine Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden zu benachrichtigen – es sei denn, die Verletzung stellt voraussichtlich kein Risiko für die betroffenen Personen dar.
Häufig gestellte Fragen
Brauchen wir in einem Coworking-Space trotzdem DSGVO-konforme IT-Maßnahmen?
Ja. Deine Pflichten werden nicht geringer, nur weil du einen Schreibtisch statt einer ganzen Etage mietest. Verschlüsselung, Zugangskontrolle, Multi-Faktor-Authentifizierung und Patch-Management sind unabhängig davon erforderlich, wo dein Team sitzt – und du musst sie weiterhin dokumentieren. Eine gemeinsam genutzte Umgebung stellt sogar höhere Anforderungen an physische Maßnahmen wie Sichtschutz am Bildschirm, aufgeräumte Schreibtische und sicheres Drucken.
Kann ein Coworking-Betreiber über das gemeinsame Netzwerk auf unsere Daten zugreifen?
Ohne ordnungsgemäße Segmentierung befinden sich andere Mieter und die Geräte des Betreibers im selben Netzwerk wie eure Geräte – der Datenverkehr ist damit grundsätzlich einsehbar. Entscheidend sind die Schutzmaßnahmen, die ihr selbst kontrolliert: vollständige Festplattenverschlüsselung, MFA für jedes Geschäftskonto, ein VPN für sensible Tätigkeiten und Geräte, die zentral verwaltet statt manuell konfiguriert werden.
Wie handhaben wir den IT-Support ohne IT-Raum vor Ort?
Fernverwaltung der Geräte und Remote-Support ersetzen den Serverraum. Geräte werden in der Cloud registriert, Richtlinien werden zentral ausgerollt und Probleme werden remote gelöst – nicht vor Ort. Mit deeploi antwortet Sam, der KI-gestützte IT-Support-Agent, sofort und rund um die Uhr; menschliche IT-Experten melden sich innerhalb von 30 Minuten. Sam ist der erste Ansprechpartner und gibt komplexe Fälle an das IT-Support-Team weiter.
Fazit: Deine IT-Checkliste für den Coworking-Space
Fünf Schritte, der Reihe nach:
Überprüfe Netzwerk, Zugangskontrolle und Druckeinrichtung des Betreibers, bevor du unterschreibst.
Sichere Geräte und Konten so ab, als wäre das Netzwerk feindlich.
Etabliere Verhaltensregeln, die zu einem offenen, gemeinsam genutzten Raum passen.
Halte alles cloudbasiert, damit keine Hardware vom Standort abhängt.
Gib jedem neuen Teammitglied ein einseitiges Regelblatt.
Teile den ersten Teil mit deinem Betreiber und den letzten Teil mit deinem Team. Überprüfe dann das Ganze immer dann, wenn ihr wächst, die Etage wechselt oder den Vertrag verlängert – denn eine Lösung, die für acht Personen an zwei Schreibtischen funktioniert hat, passt selten noch für dreißig.
