IT-Asset-Management einfach erklärt – Vorteile & Best Practices

IT Asset-Management (ITAM) ist der Schlüssel zu einer effizienten, sicheren und kostenoptimierten IT-Infrastruktur. In einer Zeit, in der Unternehmen mit hybriden Cloud-Umgebungen, mobilen Geräten und einer Flut von SaaS-Anwendungen jonglieren, verlieren viele den Überblick über ihre IT-Ressourcen. Die Folge: unnötige Kosten, Compliance-Risiken und Sicherheitslücken. ITAM schafft Transparenz über alle Hardware-, Software-, Cloud- und virtuellen Assets.

Das Thema Kurz und Kompakt

Die wichtigsten Erkenntnisse zu IT Asset-Management auf einen Blick:

• Bis zu 30 % Kosteneinsparung: Unternehmen können durch professionelles IT Asset-Management ihre Softwarekosten um bis zu 30 % senken, indem ungenutzte Lizenzen identifiziert und Beschaffungsprozesse optimiert werden.
• Compliance-Sicherheit: Automatisierte Asset-Verwaltung hilft, DSGVO-Anforderungen und ISO 27001-Standards zu erfüllen und teure Strafzahlungen bei Lizenz-Audits zu vermeiden.
• Zeitersparnis durch Automatisierung: Moderne ITAM-Tools reduzieren den manuellen Aufwand für Inventarisierung und Asset-Tracking um bis zu 95 %, sodass du dich auf strategische Aufgaben konzentrieren kannst.
• deeploi macht's einfach: Mit deeploi erhältst du eine All-in-One-Plattform, die automatisierte Asset-Erfassung, Lifecycle-Management und nahtlose Integration mit deinem HR-System kombiniert – für maximale Effizienz ohne Komplexität.

Die 5 Phasen des IT Asset Lifecycle Management

Jedes IT-Asset durchläuft einen klar definierten Lebenszyklus – von der ersten Anforderung bis zur sicheren Entsorgung. Ein strukturiertes IT Asset Lifecycle Management stellt sicher, dass jede Phase optimal gesteuert wird, Kosten transparent bleiben und Compliance-Anforderungen jederzeit erfüllt werden. Die folgenden fünf Phasen bilden das Rückgrat eines erfolgreichen ITAM-Prozesses.

1. Anforderungen – Der Startpunkt

Alles beginnt mit einer Asset-Anfrage: Ein neuer Mitarbeiter benötigt einen Laptop oder ein Team braucht zusätzliche Softwarelizenzen. In dieser Phase entscheidet sich, ob die Anforderung berechtigt ist und welche Standards gelten.

Erfolgsfaktoren in dieser Phase:

• Standardisierte Anfrageprozesse: Klare Workflows verhindern Wildwuchs und stellen sicher, dass alle Anfragen zentral erfasst werden
• Genehmigungskriterien: Definierte Budgets, technische Standards und Bedarfsanalysen sorgen für fundierte Entscheidungen
• Self-Service-Portale: Mitarbeiter können Assets eigenständig anfragen, während IT-Teams die Kontrolle behalten

deeploi-Lösung: Bei deeploi kann bereits beim Onboarding der richtige Hardware- und Software-Bedarf erfasst werden. Sobald direkt im Tool oder durch die nahtlose Integration mit Personio oder anderen HR-Systemen ein neuer Mitarbeiter angelegt wird, können die richtige Hardware und Software-Pakete zugewiesen werden.

2. Beschaffung – Strategischer Einkauf

Nach der Genehmigung folgt die strategische Beschaffung. Hier geht es nicht nur um den Einkauf selbst, sondern um intelligentes Vendor Management, Vertragsverhandlungen und die Sicherstellung, dass neue Assets perfekt in die bestehende IT-Infrastruktur passen.

Best Practices für die Beschaffungsphase:

• Vendor Management: Langfristige Beziehungen zu bevorzugten Lieferanten sichern bessere Konditionen und Service-Level
• Vertragsmanagement: Zentrale Verwaltung von Garantien, SLAs und Verlängerungsfristen verhindert ungewollte Auto-Renewals
• Standardisierung: Einheitliche Hardware- und Software-Standards reduzieren Komplexität und Supportaufwand
• Lifecycle-Kosten berücksichtigen: Nicht nur der Anschaffungspreis zählt, sondern auch Wartung, Support und Energiekosten

deeploi-Lösung: Bei deeploi kannst du die Hardware direkt auf der Plattform bestellen und musst dich nicht mit mehreren Anbietern herumschlagen. Bei uns hast du auch die Möglichkeit zwischen dem Gerätekauf und dem Mieten von Geräten zu wählen. Du hast jederzeit einen Überblick über dein Inventar und siehst direkt, welche Geräte genutzt werden und wie der Status der bestellten Geräte ist.

3. Implementierung – Bereitstellung und Deployment

Die Implementierungsphase ist der Moment, in dem Assets produktiv werden. Neue Hardware muss konfiguriert, Software installiert und alles ordnungsgemäß inventarisiert werden. Diese Phase ist entscheidend für die spätere Nachverfolgbarkeit.

deeploi-Lösung: deeploi automatisiert das gesamte IT-Onboarding: Sobald ein neuer Mitarbeiter angelegt wurde, kann die Hardware zugewiesen werden. Die benötigten Apps werden automatisch installiert und alles in der zentralen Asset-Datenbank erfasst. Das spart bis zu 95 % des IT-Aufwands und sorgt für einen perfekten ersten Arbeitstag.

4. Wartung – Kontinuierliche Pflege

IT Assets müssen während ihrer gesamten Nutzungsdauer gepflegt werden. Software-Updates, Hardware-Reparaturen und regelmäßige Security-Patches sind unerlässlich, um Sicherheit und Performance zu gewährleisten.

Zentrale Wartungsaufgaben:

• Software-Updates: Regelmäßige Patches schließen Sicherheitslücken und verbessern Funktionalität
• Hardware-Instandhaltung: Vorbeugende Wartung verlängert die Lebensdauer und verhindert ungeplante Ausfälle
• Performance-Monitoring: Frühzeitige Erkennung von Problemen ermöglicht proaktive Maßnahmen
• Lizenz-Compliance: Kontinuierliche Überwachung verhindert Über- oder Unterlizenzierung

‍deeploi-Lösung: deeploi überwacht alle IT Assets kontinuierlich und automatisiert Software-Updates sowie Patch-Managemen für mehr Sicherheit. Das System erkennt veraltete Software automatisch und du siehst die Verschlüsselung und den Sicherheitsstatus des Gerätes auf einen Blick.

5. Außerbetriebnahme – Sichere Entsorgung

Das Ende des Asset-Lebenszyklus erfordert besondere Sorgfalt. Datenschutz, Compliance und Nachhaltigkeit müssen bei der Außerbetriebnahme im Fokus stehen.

1. Datenlöschung: DSGVO-konforme Löschung aller sensiblen Daten nach zertifizierten Standards
2. Asset-Rückgabe: Strukturierte Prozesse beim Offboarding verhindern, dass Hardware verschwindet
3. Wiederverwendung prüfen: Funktionsfähige Geräte können intern weitergegeben oder verkauft werden
4. Dokumentation: Lückenlose Nachweise über Verbleib oder Entsorgung für Compliance-Audits

‍deeploi-Lösung: deeploi automatisiert auch das Offboarding: Sobald du die Person ausgewählt hast, können bei Bedarf alle Accounts der von uns verwalteten Software-Tools deaktiviert werden. Du hast jederzeit eine Übersicht zu dem aktuellen Stand des Gerätes.

Warum ist IT Asset Management unverzichtbar?

Moderne Unternehmen können es sich nicht mehr leisten, ihre IT-Ressourcen im Blindflug zu verwalten. Die Vorteile von ITAM reichen von direkten Kosteneinsparungen über Risikominimierung bis hin zu deutlichen Effizienzsteigerungen im gesamten IT-Betrieb.

Kostentransparenz und Budgetoptimierung

Einer der überzeugendsten Gründe für ITAM ist das enorme Einsparpotenzial. Viele Unternehmen zahlen für Softwarelizenzen, die niemand nutzt, oder beschaffen Hardware doppelt, weil der Überblick fehlt. Eine Gartner-Studie zeigt, dass Organisationen ihre Softwarekosten um bis zu 30 % senken können, indem sie Best Practices zur Optimierung von Lizenzen anwenden.

Konkrete Einsparungspotenziale:

• Bis zu 30 % Reduktion bei Softwarekosten durch Identifikation ungenutzter Lizenzen und optimierte Lizenzmodelle.
• Vermeidung von Doppelbeschaffungen durch vollständige Transparenz über vorhandene Assets.
• Optimierte Hardware-Nutzung durch Verlängerung von Lebenszyklen und gezielte Wiederverwendung.
• Reduzierte Supportkosten durch Standardisierung und weniger Hardware-Varianten. Einheitliche IT-Infrastruktur führt zu weniger Komplexität und geringeren Schulungsaufwand.

Diese Einsparungen amortisieren die Investition in eine IT Asset Management Software oft bereits im ersten Jahr.

Compliance und Risikominimierung

Compliance-Verstöße können teuer werden. Lizenz-Audits von Software-Herstellern führen regelmäßig zu Nachzahlungen im fünf- bis sechsstelligen Bereich. Gleichzeitig verschärfen DSGVO und ISO 27001 die Anforderungen an die Dokumentation und Kontrolle von IT Assets.

ITAM hilft bei der Einhaltung von:

• DSGVO-Anforderungen: Vollständige Dokumentation, wo personenbezogene Daten verarbeitet werden. IT Asset Management Software erfasst alle Geräte und Anwendungen, die mit sensiblen Daten in Berührung kommen, und ermöglicht lückenlose Nachweise bei Audits.
• ISO 27001: Nachweis über Kontrolle und Sicherheit aller IT-Ressourcen. Die Norm verlangt ein strukturiertes Asset-Verzeichnis – genau das, was professionelles ITAM liefert.
• Software-Lizenzen: Vermeidung von Unter- oder Überlizenzierung. Software Asset Management tracked kontinuierlich, wie viele Lizenzen installiert und tatsächlich genutzt werden.

Branchenspezifische Vorgaben: Besondere Compliance-Anforderungen in regulierten Branchen wie Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungen. ITAM-Tools unterstützen die Erfüllung spezifischer Richtlinien durch automatisierte Dokumentation und Reporting.

Effizienzsteigerung im IT-Betrieb

IT-Verantwortliche verbringen oft einen Großteil ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben: Assets manuell erfassen, Excel-Listen pflegen oder Software-Installationen durchführen. ITAM-Tools automatisieren diese Prozesse und geben dir Zeit für strategische Projekte zurück.

Mit deeploi kann der IT-Aufwand um bis zu 95 % reduziert werden. Gleichzeitig sparst du auch an IT-Kosten, da bspw. nicht mehr zu viele Geräte oder Software-Lizenzen gekauft werden.

IT-Sicherheit verbessern

Veraltete Software und unsichere Systeme sind Einfallstore für Cyberangriffe. ITAM gibt dir die Übersicht, die du brauchst, um Sicherheitslücken zu schließen.

Sicherheitsvorteile durch ITAM:

• Erkennung veralteter Software: IT Asset Management Software scannt kontinuierlich alle Geräte und warnt, wenn kritische Updates fehlen oder Software nicht mehr vom Hersteller supportet wird.
• Shadow IT aufdecken: Mitarbeiter installieren manchmal Tools, ohne die IT-Abteilung zu informieren. Diese Schatten-IT kann Sicherheitslücken öffnen und Compliance-Risiken schaffen.
• Schnelle Incident Response: Bei Sicherheitsvorfällen weißt du sofort, welche Geräte oder Apps betroffen sind.
• Compliance-konforme Konfigurationen: Sicherstellung, dass alle Assets nach Security-Standards konfiguriert sind.

Mit deeploi wirst du vor Sicherheitsrisiken geschützt und kannst kritische Updates priorisiert ausrollen – für eine IT-Infrastruktur, die nicht nur effizient, sondern auch sicher ist. Die Plattform integriert sich mit führenden Security-Tools und bietet eine zentrale Anlaufstelle für alle sicherheitsrelevanten Asset-Informationen.

Herausforderungen beim IT Asset Management

Trotz aller Vorteile ist die Implementierung von ITAM nicht ohne Hürden. Viele Unternehmen kämpfen mit ähnlichen Problemen, die den Erfolg von Asset-Management-Initiativen gefährden können. Die gute Nachricht: Wer diese Herausforderungen kennt, kann proaktiv gegensteuern.

Komplexität moderner IT-Landschaften

Die Zeiten, in denen IT Assets nur aus Servern im eigenen Rechenzentrum und PCs auf den Schreibtischen bestanden, sind lange vorbei. Heute müssen Unternehmen eine hochkomplexe, hybride IT-Infrastruktur managen – und das stellt IT-Teams vor enorme Herausforderungen bei der Verwaltung von IT-Ressourcen.

Herausforderungen durch Komplexität:

1. Diverse Endgeräte: Windows-PCs, MacBooks, iPads, Android-Smartphones, IoT-Geräte – alles mit unterschiedlichen Management-Anforderungen. Hardware Asset Management muss all diese Gerätetypen erfassen und verwalten können.
2. Generationen-Mix: Neue Cloud-native Anwendungen existieren neben Legacy-Systemen, die seit 20 Jahren laufen. Diese heterogene IT-Landschaft erfordert unterschiedliche Wartungs- und Sicherheitsstrategien.
3. Dezentrale Teams: Remote Work und globale Standorte erschweren die physische Kontrolle von Hardware. Assets sind über verschiedene Orte verteilt, was Inventarisierung und Wartung verkompliziert.

Diese Komplexität führt dazu, dass viele Unternehmen den Überblick verlieren. Ein leistungsfähiges IT Asset Management System muss in der Lage sein, all diese verschiedenen Asset-Typen und -Umgebungen zu erfassen und zu verwalten.

Manuelle Prozesse und Excel-Chaos

Erschreckend viele Unternehmen – selbst größere Mittelständler – verwalten ihre IT Assets noch immer mit Excel-Tabellen, E-Mail-Verteilern und manuellen Prozessen. Was bei 20 Mitarbeitern funktionieren mag, wird bei Wachstum schnell zum Albtraum. Ohne zentrale IT Asset Management Software entsteht Chaos, das Zeit, Geld und Nerven kostet.

Typische Probleme manueller ITAM-Prozesse:

• Veraltete Daten: Excel-Listen sind bereits am Tag ihrer Erstellung überholt. Neue Assets werden vergessen, ausgemusterte bleiben in der Liste – die Erfassung ist nicht aktuell.
• Fehleranfälligkeit: Tippfehler, vergessene Einträge, falsche Zuordnungen. Manuelle Dokumentation ist fehleranfällig und führt zu inkonsistenten Daten.
• Zeitaufwand: Inventuren dauern Tage bis Wochen und binden wertvolle Ressourcen. IT-Verantwortliche verbringen mehr Zeit mit administrativen Aufgaben als mit strategischen Projekten.
• Keine Automatisierung: Jeder Schritt erfordert manuelle Arbeit – von der Erfassung bis zur Wartung. IT-Prozesse bleiben ineffizient und fehleranfällig.
• Audit-Risiken: Bei Prüfungen fehlen aktuelle, verlässliche Daten. Compliance-Nachweise können nicht erbracht werden, was zu Bußgeldern führen kann.

Die Lösung ist klar: Eine moderne IT Asset Management Software automatisiert diese IT-Prozesse, hält Daten in Echtzeit aktuell und gibt IT-Verantwortlichen die Kontrolle zurück. Mit deeploi ersetzt du Excel-Chaos durch eine intelligente, automatisierte Plattform – und sparst dabei bis zu 95 % des IT-Aufwands. Du siehst auf einen Blick, welche Geräte bereits zugewiesen oder bereit für neue Mitarbeiter sind und bei welche Geräten Handlungsbedarf besteht.

IT Asset Management Software – Was muss sie können?

Nicht jedes ITAM-Tool ist gleich. Die Auswahl des richtigen Tools entscheidet darüber, ob dein Asset Management zum Erfolgsfaktor wird oder in Frustration endet. Die folgenden Kernfunktionen helfen dir dabei, die Verwaltung von IT-Ressourcen wirklich zu vereinfachen und messbare Vorteile zu liefern.

Automatisierte Asset-Erkennung und Inventarisierung

Die Grundlage jedes erfolgreichen IT Asset Management ist ein vollständiger, aktueller Überblick über alle IT Assets. Manuelle Erfassung ist zeitaufwändig und fehleranfällig – moderne ITAM-Software automatisiert diesen Prozess vollständig.

• Automatisches Scannen des Netzwerks und Erfassung aller Geräte: Die Software erkennt neue Hardware Assets sofort, wenn sie ins Netzwerk kommen – von Laptops über Server bis zu Netzwerkkomponenten wie Router.
• Erfassung von Hardware-Details, installierter Software und Konfigurationen: Nicht nur die Existenz eines IT Assets wird dokumentiert, sondern auch technische Spezifikationen, installierte Anwendungen, Betriebssystem-Versionen und Konfigurationseinstellungen.

Echtzeit-Updates bei Änderungen in der IT-Infrastruktur: Sobald Software installiert, Hardware ausgetauscht oder Konfigurationen geändert werden, sollte das System aktualisiert werden.

Umfassendes Lifecycle-Management

IT Assets durchlaufen verschiedene Phasen – von der Anforderung bis zur Außerbetriebnahme. Eine gute IT Asset Management Software unterstützt dich über den gesamten Lebenszyklus hinweg und automatisiert kritische Workflows.

• Verwaltung aller Asset-Phasen von der Anforderung bis zur Entsorgung: Jede Phase des Asset Lifecycle Management wird in der Software abgebildet – Anforderung, Beschaffung, Bereitstellung, Wartung und sichere Außerbetriebnahme.
• Automatisierte Workflows für Beschaffung, Deployment und Offboarding: Standardisierte Prozesse stellen sicher, dass keine Schritte vergessen werden und alle Beteiligten rechtzeitig informiert werden.
• Tracking von Garantien, Wartungsverträgen und End-of-Life-Terminen: Die Software warnt rechtzeitig, wenn Garantien ablaufen, Wartungsverträge erneuert werden müssen oder Hardware das Ende ihrer Nutzungsdauer erreicht. So vermeidest du ungeplante Ausfälle und ungewollte Vertragsverlängerungen.

Integration mit Beschaffungs- und Finanzprozessen: Anbindung an Procurement-Systeme und Buchhaltung ermöglicht nahtlose Verwaltung von Bestellungen, Rechnungen und Budgets. Alle Kosten werden automatisch den richtigen Kostenstellen zugeordnet.

Software-Lizenz-Management

Softwarelizenzen gehören zu den teuersten und komplexesten IT Assets. Software Asset Management als integraler Bestandteil der ITAM-Software hilft dir, Kosten zu senken und Compliance-Risiken zu minimieren.

• Überwachung von Lizenznutzung und Compliance-Status: Die Software tracked kontinuierlich, wie viele Lizenzen installiert und tatsächlich genutzt werden. So erkennst du Über- und Unterlizenzierung sofort.
• Identifikation ungenutzter Software: Lizenzen, die niemand nutzt, kosten unnötig Geld. ITAM-Software zeigt dir genau, wo Einsparpotenziale liegen – oft lassen sich durch besseres Lizenzmanagement bis zu 30 % der Softwarekosten einsparen.

Automatische Warnungen bei Lizenzablauf oder Compliance-Risiken: Bevor Lizenzen auslaufen oder Compliance-Probleme entstehen, wirst du automatisch benachrichtigt. Das gibt dir Zeit für rechtzeitige Verlängerungen oder Anpassungen.

Integration und Automatisierung

Eine IT Asset Management Software sollte sich nahtlos in deine bestehende IT-Landschaft einfügen und manuelle Prozesse durch intelligente Automatisierung ersetzen. Isolierte Lösungen schaffen mehr Probleme als sie lösen – Integration ist der Schlüssel.

• Nahtlose Verbindung zu HR-Systemen wie Personio für automatisches Onboarding: Sobald ein neuer Mitarbeiter im HR-System angelegt wird, startet automatisch der IT-Onboarding-Prozess. Hardware wird vorbereitet, Software installiert und Zugänge eingerichtet.
• Automatisierte Workflows reduzieren manuellen Aufwand drastisch: Von der Asset-Anforderung über die Genehmigung bis zur Bereitstellung – automatische Schritte beschleunigen den gesamten Prozess. IT-Verantwortliche sparen bis zu 95 % der Zeit, die sie bisher für administrative Aufgaben aufwenden mussten.

Sicherheit und Compliance

IT-Sicherheit und Compliance sind keine Nebenthemen – sie sind zentrale Anforderungen an jede IT-Infrastruktur.

• Erkennung veralteter Software und fehlender Security-Patches: Die Software scannt kontinuierlich alle Geräte und identifiziert Sicherheitslücken durch veraltete Software oder fehlende Updates. So kannst du Risiken priorisieren und kritische Patches schnell ausrollen.
• DSGVO-konforme Datenverwaltung und Dokumentation: Alle personenbezogenen Daten werden DSGVO-konform verarbeitet und gespeichert. Die Software dokumentiert lückenlos, welche IT Assets personenbezogene Daten verarbeiten – eine Grundvoraussetzung für Compliance-Nachweise.
• ISO 27001-Unterstützung durch lückenlose Asset-Nachverfolgung: Die Norm verlangt ein vollständiges Asset-Verzeichnis und Kontrolle über alle IT-Ressourcen.

Audit-Reports auf Knopfdruck: Wenn Prüfungen anstehen, werden von einigen Tools alle benötigten Berichte automatisch generiert – von Lizenz-Compliance über Hardware-Inventar bis zu Sicherheitsstatus.

Reporting und Analytics

Daten ohne Erkenntnisse sind wertlos. Eine gute ITAM-Software verwandelt Asset-Daten in handlungsrelevante Informationen, die fundierte Entscheidungen ermöglichen.

• Intuitive Dashboards für schnellen Überblick: Auf einen Blick siehst du die wichtigsten KPIs – Anzahl der Assets, Lizenzauslastung, anstehende Wartungen, Budget-Status. Keine komplexen Reports durchforsten, sondern sofort verstehen, wo Handlungsbedarf besteht.
• Kostentransparenz und Budget-Tracking: Alle IT-Ausgaben werden zentral erfasst und den richtigen Kostenstellen zugeordnet. Du siehst genau, wo Geld ausgegeben wird, welche Assets die höchsten Kosten verursachen und wo Einsparpotenziale liegen.

Datenbasierte Entscheidungsgrundlagen für IT-Strategie: Soll Hardware verlängert oder ersetzt werden? Welche Softwarelizenzen lohnen sich? Wo sind Investitionen am sinnvollsten? Die Plattform liefert dir wichtige Insights dafür.

deeploi – Die All-in-One-Lösung für IT Asset Management

deeploi erfüllt die Anforderungen und geht noch einen Schritt weiter: Als All-in-One-Plattform kombiniert deeploi ITAM mit IT Service Management, automatisiertem Onboarding und intelligentem Experten-Support. Die Lösung ist gezielt so benutzerfreundlich gestaltet, dass auch Nicht-IT-Experten damit arbeiten können.

Mit deeploi reduzierst du deinen IT-Aufwand um bis zu 95 % und schaffst gleichzeitig die Grundlage für skalierbares Wachstum. Die Plattform automatisiert nicht nur die Verwaltung von IT Assets, sondern integriert sich auch nahtlos mit deinen bestehenden HR-Tools. Viele manuelle Prozesse werden automatisiert und du profitierst von einer integrierten Beschaffungsmöglichkeit, wenn du neue Geräte benötigst.

Fazit: IT Asset Management als Erfolgsfaktor

In einer Zeit, in der IT-Infrastrukturen immer komplexer werden und die Verwaltung von IT-Ressourcen über Erfolg oder Misserfolg entscheiden kann, ist professionelles ITAM unverzichtbar.

Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick:

• Kosteneinsparung: Bis zu 30 % Reduktion bei Softwarekosten und erhebliche Einsparungen durch optimierte Beschaffung und Asset Lifecycle Management. Unternehmen, die ihre IT Assets systematisch verwalten, identifizieren ungenutzte Lizenzen und vermeiden Doppelbeschaffungen. Die Investition in IT Asset Management Software amortisiert sich oft bereits im ersten Jahr.
• Risikominimierung: DSGVO-Konformität, ISO 27001-Compliance und Schutz vor teuren Lizenz-Audits. Mit einer zentralen Asset-Datenbank bist du jederzeit audit-ready und kannst alle regulatorischen Anforderungen nachweisen. Software Asset Management verhindert Unter- und Überlizenzierung, während Hardware Asset Management die Kontrolle über alle Geräte sicherstellt.
• Effizienzgewinn: Automatisierung reduziert manuellen Aufwand um bis zu 95 % und gibt IT-Teams Zeit für strategische Aufgaben. Statt Excel-Listen zu pflegen und Assets manuell zu erfassen, fokussierst du dich aufs Kerngeschäft. IT-Prozesse werden schneller, fehlerfreier und skalierbarer.
• Sicherheit: Frühzeitige Erkennung von Sicherheitslücken und veralteter Software schützt vor Cyberangriffen. IT Asset Management Tools scannen kontinuierlich alle Geräte, identifizieren fehlende Security-Patches und warnen vor End-of-Life-Systemen.
• Skalierbarkeit: Professionelles ITAM schafft die Grundlage für nachhaltiges Unternehmenswachstum. Wenn dein Unternehmen wächst, wachsen auch deine IT-Anforderungen. Mit einer skalierbaren Asset Management Software kannst du problemlos von 50 auf 500 Mitarbeiter wachsen, ohne dass die Verwaltung von IT-Ressourcen zum Engpass wird.

Willst du unverbindlich herausfinden, wie deeploi deinem Unternehmen beim IT Asset Management helfen kann? Unsere Experten zeigen dir gerne alles bei einer kostenlosen Demo.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zu IT Asset Management

Was ist IT Asset Management (ITAM)?

IT Asset Management ist die systematische Erfassung, Verwaltung und Optimierung aller IT-Ressourcen eines Unternehmens über ihren gesamten Lebenszyklus. Dazu gehören Hardware (Server, PCs, Smartphones), Software (Lizenzen, SaaS-Abonnements), Cloud-Ressourcen und virtuelle Assets. Ziel ist maximale Effizienz, Kostenkontrolle und Compliance-Sicherheit. Moderne ITAM-Software automatisiert diese Prozesse und schafft vollständige Transparenz über alle IT Assets – von der Beschaffung bis zur Außerbetriebnahme.

Welche Vorteile bietet IT Asset Management für Unternehmen?

ITAM bietet erhebliche Kosteneinsparungen (bis zu 30 % bei Software), verbesserte Compliance, höhere IT-Sicherheit durch Erkennung veralteter Systeme und massive Effizienzsteigerung durch Automatisierung. Unternehmen gewinnen volle Transparenz über ihre IT-Infrastruktur und können datenbasierte Entscheidungen treffen. Die Verwaltung von IT-Ressourcen wird von einem zeitraubenden Problem zu einem automatisierten Prozess, der bis zu 95 % des administrativen Aufwands einspart.

Wie unterscheidet sich IT Asset Management von IT Service Management (ITSM)?

ITAM konzentriert sich auf die physischen und digitalen Assets selbst – deren Erfassung, Verwaltung und Optimierung über den gesamten Lebenszyklus. ITSM fokussiert auf die Bereitstellung und Unterstützung von IT Services für Endanwender. Beide ergänzen sich ideal: ITAM liefert die Asset-Daten, die ITSM für effektiven Support benötigt. Während Software Asset Management Lizenzen tracked, kümmert sich IT Service Management um Tickets und Incident Management. Zusammen schaffen sie eine umfassende IT-Lösung.

Welche Herausforderungen gibt es beim IT Asset Management?

Typische Herausforderungen sind Shadow IT (ungenehmigte Software-Nutzung), die Komplexität hybrider IT-Landschaften mit Cloud, On-Premise und mobilen Geräten sowie fehleranfällige manuelle Prozesse mit Excel-Listen. Moderne ITAM-Tools lösen diese Probleme durch automatisierte Erkennung, zentrale Verwaltung und intelligente Workflows. Die Bestandsaufnahme erfolgt automatisch in Echtzeit, und alle IT Assets werden erfasst – unabhängig von ihrem Standort oder Typ.

Was ist der Unterschied zwischen Hardware Asset Management und Software Asset Management?

Hardware Asset Management (HAM) verwaltet physische Geräte wie Server, Computer und Smartphones – inklusive Standort, Zustand und Wartung. Software Asset Management (SAM) fokussiert auf Softwarelizenzen, Nutzungsrechte und Compliance. Professionelles ITAM vereint beide Bereiche in einer Plattform für vollständige Transparenz. So behältst du den Überblick über alle IT-Ressourcen – von Hardware Assets über Software Assets bis zu Cloud Services – und kannst den gesamten Asset-Lebenszyklus optimal steuern.