Warum Zugriffs- und Berechtigungsmanagement beim Wachstum wichtig ist

Wenn Unternehmen wachsen, wird das Zugriffs- und Berechtigungsmanagement still und leise zu einem der größten blinden Flecken. Jedes Quartal kommen neue SaaS-Tools hinzu, Mitarbeiter wechseln ihre Rollen, Auftragnehmer kommen und gehen – und die Zugriffsrechte halten selten Schritt. Das Ergebnis ist ein Wirrwarr aus Nutzern, Berechtigungen und Konten, das niemand mehr ganz durchschaut.

Die meisten wachsenden Unternehmen haben kein eigenes IT-Team. Das Zugriffsmanagement fällt jemandem aus dem operativen Bereich, der Personalabteilung, der Finanzabteilung oder der Geschäftsleitung zu, der es neben seiner eigentlichen Arbeit erledigt. So können sich verwaiste Konten, übermäßige Berechtigungen und Lücken bei der Nachverfolgung leicht anhäufen, ohne dass es jemand bemerkt.

Die Risiken sind konkret. Ehemalige Mitarbeiter, die weiterhin Zugriff auf Unternehmenssysteme haben. Ein einziger kompromittierter Login, der sensible Daten über mehrere Tools hinweg offenlegt. Ein Prüfer, der fragt: „Wer hat Zugriff auf was?", und niemand, der darauf antworten kann. Eine Studie aus dem Jahr 2024 ergab, dass 31 % der Unternehmen angaben, ehemalige Mitarbeiter hätten nach ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen weiterhin Zugriff auf in SaaS-Apps gespeicherte Unternehmensressourcen gehabt.

Die gute Nachricht: Du brauchst kein komplexes System, um die Kontrolle zu behalten. Dieser Leitfaden führt dich durch einen praktischen Prozess, den jedes wachsende Unternehmen umsetzen kann, und erklärt die Kernkonzepte (Prinzip der geringsten Berechtigungen, rollenbasierter Zugriff und der Lebenszyklus „Joiner-Mover-Leaver") in verständlicher Sprache – sodass du noch diese Woche loslegen kannst.

Was du brauchst, bevor du loslegst

Bevor du mit deinem Audit zum Berechtigungsmanagement beginnst, solltest du ein paar wichtige Dinge zusammenstellen:

• Eine Liste aller SaaS-Tools, die dein Unternehmen nutzt.

• Administratorzugriff auf Kernsysteme wie Google Workspace, Microsoft 365 und eure HR-Plattform.

• Zwei bis drei Stunden ungestörte Zeit.

Eine einfache Tabelle reicht für den Anfang aus. Richte Spalten für den Namen des Tools, den Tool-Verantwortlichen oder -Administrator, die Nutzer mit Zugriff sowie die Berechtigungsstufe jedes Nutzers ein. Optionale Spalten für die Lizenzstufe und das Verlängerungsdatum sind hilfreich, wenn du gleichzeitig auch dein Softwarelizenzmanagement in den Griff bekommen möchtest.

Schritt 1: Überprüfe jedes Konto, jede Rolle und jede Berechtigung

Der erste Schritt zu einem effektiven Berechtigungsmanagement ist Transparenz. Was du nicht siehst, kannst du auch nicht beheben.

Erstelle eine Bestandsaufnahme aller im Unternehmen genutzten SaaS-Tools – einschließlich offiziell genehmigter Anwendungen, von Teams angeschaffter Tools, kostenloser Tools, die möglicherweise geschäftskritisch geworden sind, sowie Anwendungen, die über Google- oder Microsoft-Anmeldung verbunden sind.

Dokumentiere für jedes Tool, wer für die Plattform verantwortlich ist, wer Zugriff hat, welche Berechtigungsstufe die jeweiligen Nutzer besitzen und wann sie sich zuletzt angemeldet haben. Dein Ziel ist eine zentrale Informationsquelle, die jedes Tool, jeden Nutzer und jede Berechtigungsstufe im gesamten Unternehmen abbildet.

Dieser Schritt bringt oft Überraschungen ans Licht. Unternehmen entdecken regelmäßig 20 bis 40 % mehr Anwendungen, als sie dachten, dafür zu bezahlen – einfach weil verschiedene Teams sich unabhängig voneinander für Tools angemeldet haben.

Schritt 2: Verwaiste und inaktive Konten identifizieren

Sobald deine Bestandsaufnahme abgeschlossen ist, suche nach Zugriffsrechten, die eigentlich nicht mehr bestehen sollten. Häufige Beispiele sind Konten von ehemaligen Mitarbeitern, von Auftragnehmern, deren Projekte schon vor Monaten beendet wurden, von Nutzern, die sich seit 90 oder mehr Tagen nicht mehr angemeldet haben, sowie gemeinsam genutzte Konten mit unbekannten Eigentümern.

Laut einer Umfrage von Beyond Identity und OneLogin können etwa 25 % der ehemaligen Mitarbeiter nach ihrem Ausscheiden aus einem Unternehmen weiterhin auf ihre früheren Arbeitskonten und E-Mails zugreifen. Dieselbe Untersuchung ergab, dass 50 % der Konten ehemaliger Mitarbeiter nach ihrem Ausscheiden länger als einen Tag aktiv bleiben und 20 % sogar bis zu einem Monat lang.

Inaktive und herrenlose Konten vergrößern eure Angriffsfläche, da sie Zugriffspfade schaffen, die niemand aktiv verwaltet oder überprüft. Dieser Schritt deckt oft einige der größten Cybersicherheitslücken in wachsenden Unternehmen auf.

Schritt 3: Definiere Rollen und weise Berechtigungen nach dem Prinzip der geringsten Berechtigungen zu

Das Prinzip der geringsten Berechtigungen ist einfach: Gib den Mitarbeitern genau den Zugriff, den sie für ihre Arbeit benötigen – und nichts darüber hinaus. Das klingt selbstverständlich, doch in der Praxis neigen die meisten wachsenden Unternehmen dazu, standardmäßig weitreichende Zugriffsrechte zu vergeben, weil das im Moment schneller geht.

Anstatt jedem neuen Mitarbeiter die Berechtigungen einzeln zuzuweisen, fasst ihr sie in rollenbasierte Pakete zusammen. Ein Paket für „Marketing-Teammitglieder" könnte zum Beispiel Zugriff auf das CMS, Social-Media-Tools und Analysetools umfassen. Ein Paket für „Finanzleiter" enthält die Buchhaltungsplattform und das Tool zur Spesenabrechnung. Ein Paket für „HR-Manager" umfasst das HRIS und die Onboarding-Software.

Die Vorteile zeigen sich sofort: schnelleres Onboarding, einheitliche Berechtigungen für alle in derselben Rolle, geringeres Risiko übermäßiger Zugriffsrechte und deutlich einfachere Audits. Wenn jemand neu ins Unternehmen kommt oder die Rolle wechselt, weist du einfach eine Rolle zu, anstatt die Berechtigungen von Grund auf neu einzurichten.

Schritt 4: Richte einen Prozess für Neueinstellungen, Versetzungen und Austritte ein

Die Berechtigungsverwaltung ist kein einmaliges Projekt. Mitarbeiter treten ein, wechseln ihre Aufgabenbereiche und scheiden aus. Ohne einen definierten Prozess für jeden dieser Übergänge weichen die Berechtigungen schnell von dem ab, was die Mitarbeiter tatsächlich benötigen.

Erstelle Checklisten für jede Phase des Mitarbeiterlebenszyklus:

Neue Mitarbeiter: Erstelle Konten, weise rollenbasierte Berechtigungen zu und gewähre Zugriff auf die erforderlichen Tools noch vor dem ersten Arbeitstag. Eine gut vorbereitete Onboarding-Checkliste verwandelt einen stressigen Morgen voller Einrichtungsanfragen in einen reibungslosen Start.

Wechselnde Mitarbeiter: Wenn jemand das Team wechselt oder eine neue Rolle übernimmt, überprüfe seine bestehenden Berechtigungen, entziehe den Zugriff, den er nicht mehr benötigt, und weise die für die neue Position erforderlichen Berechtigungen zu. Wer diesen Schritt überspringt, riskiert, dass Mitarbeiter Admin-Rechte für Systeme behalten, die sie seit einem Jahr nicht mehr genutzt haben.

Ausscheidende Mitarbeiter: Deaktiviere Konten sofort am (oder vor dem) letzten Arbeitstag. Beende aktive Sitzungen, entziehe den Zugriff auf alle verbundenen Systeme und ändere gemeinsam genutzte Zugangsdaten, die der ausscheidende Mitarbeiter kannte. Hier kommt es auf Schnelligkeit an. Wenn dein Offboarding-Prozess Tage statt Minuten dauert, lässt du Türen offen.

Genau hier macht eine Plattform wie deeploi den größten Unterschied. deeploi ist eine All-in-One-IT-Plattform, die für Unternehmen ohne eigenes IT-Team entwickelt wurde. Sie lässt sich direkt mit deinem HR-System (Personio, HiBob, BambooHR, Factorial) verbinden, sodass das Offboarding automatisch ausgelöst wird, sobald ein Austrittsdatum eingegeben wird: SaaS-Konten werden deaktiviert, das Gerät wird per Fernzugriff gesperrt, die E-Mail-Weiterleitung wird eingerichtet und Lizenzen werden zurückgefordert. Was normalerweise stundenlange manuelle Koordination über verschiedene Tools hinweg erfordert, dauert nur 2–5 Minuten.

Schritt 5: Plan regelmäßige Berechtigungsüberprüfungen ein

Die Zugriffsverwaltung ist nie abgeschlossen. Im Laufe der Zeit sammeln Mitarbeiter Berechtigungen an, neue Tools tauchen auf, ohne dass es jemand aus der Führungsebene bemerkt, und vorübergehender Zugriff wird still und leise dauerhaft.

Eine vierteljährliche Überprüfung hilft dabei, Berechtigungen zu identifizieren, die nicht mehr benötigt werden, neue Tools, die ohne Wissen der Verantwortlichen eingeführt wurden, erweiterte Berechtigungen, die nach Projektende nie entfernt wurden, sowie Konten ohne klaren Verantwortlichen.

Beauftrage eine Person mit der Verantwortung für diesen Überprüfungsprozess, auch wenn die IT nur einen Teil ihres Aufgabenbereichs ausmacht. Die Überprüfung muss nicht kompliziert sein. Rufe deine Bestandsliste auf, vergleiche die Benutzerliste jedes Tools mit deiner aktuellen Mitarbeiterliste und markiere alles, was nicht stimmt. Zwei Stunden pro Quartal reichen aus, um monatelange Abweichungen zu verhindern.

Lösung häufiger Probleme bei der Berechtigungsverwaltung

„Wir haben den Zugriff entzogen, aber der ehemalige Mitarbeiter hatte trotzdem noch Zugriff auf Unternehmensdaten."

Die Löschung eines Kontos sollte immer mit der Beendigung aller Sitzungen, der Deaktivierung des Kontos (nicht nur einer Passwortänderung), der Fernlöschung von unternehmensverwalteten Geräten und der Rotation gemeinsam genutzter Zugangsdaten, die dem Mitarbeiter bekannt waren, einhergehen. Bei privaten Geräten können Unternehmen persönliche Daten in der Regel nicht aus der Ferne löschen. Konzentriert euch stattdessen darauf, den Zugriff auf App-Ebene zu entziehen und gemeinsam genutzte Passwörter oder API-Schlüssel zu rotieren.

„Niemand weiß, wer dieses Tool genehmigt hat."

Richte einen unkomplizierten Prozess für Softwareanfragen ein. Jedes neue Tool sollte einen dokumentierten Verantwortlichen, einen Genehmigungsnachweis, einen festgelegten Administrator und ein Überprüfungsdatum haben. Selbst ein gemeinsam genutztes Dokument reicht dafür aus. Es geht nicht um Bürokratie, sondern darum sicherzustellen, dass zukünftige Berechtigungsüberprüfungen nicht zur Detektivarbeit werden. Das hilft auch beim Ausscheiden von Mitarbeitern, da du genau weißt, welche Tools du entziehen musst.

FAQ

Wie erkenne ich inaktive Konten ohne spezielles Tool?

Beginne mit den Anmeldeberichten aus deiner Google Workspace- oder Microsoft 365-Verwaltungskonsole. Suche nach Nutzern, die seit mehr als 90 Tagen inaktiv sind, nach ehemaligen Mitarbeitern mit aktiven Konten und nach Konten ohne eindeutigen Verantwortlichen. Die meisten Identitätsanbieter bieten grundlegende Aktivitätsberichte ohne zusätzliche Kosten an.

Was ist rollenbasierte Zugriffskontrolle, und brauchen kleine Unternehmen das wirklich?

Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) bedeutet, dass Berechtigungen Rollen (wie „Mitglied des Marketingteams") zugewiesen werden und nicht einzelnen Personen. Selbst ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern profitiert davon, weil Ad-hoc-Entscheidungen über Berechtigungen durch eine wiederholbare Struktur ersetzt werden, die mit dem Wachstum des Unternehmens skaliert. Du brauchst keine spezielle Software, um damit anzufangen. Eine dokumentierte Liste der Rollen und der damit verbundenen Tool-Zugriffsrechte ist ein solider erster Schritt.

Wie sorge ich für ein gutes Berechtigungsmanagement ohne eigene IT-Abteilung?

Konzentriere dich auf drei Grundprinzipien: dokumentierte Rollen und Berechtigungen, Offboarding noch am selben Tag und regelmäßige Zugriffsprüfungen. Diese Maßnahmen reduzieren das Risiko erheblich und sorgen gleichzeitig dafür, dass der Zugriff überschaubar bleibt. Wenn das Unternehmen wächst, können Plattformen wie deeploi den gesamten IT-Lebenszyklus übernehmen – Bereitstellung, Gerätemanagement, Support sowie Onboarding und Offboarding –, indem sie sich direkt mit deinem HR-System synchronisieren. Die Plattform wurde speziell für Mitarbeiter ohne IT-Hintergrund entwickelt, die IT-Aufgaben nebenbei übernehmen – technische Fachkenntnisse sind nicht erforderlich.

Wie oft sollte ich die Zugriffsberechtigungen überprüfen?

Vierteljährliche Überprüfungen sind für die meisten wachsenden Unternehmen ein guter Rhythmus. Wenn dein Unternehmen häufig neue Mitarbeiter einstellt oder Rollen wechselt, bieten monatliche Stichproben bei deinen sensibelsten Systemen (Finanztools, Kundendatenbanken, Verwaltungskonsolen) eine zusätzliche Schutzebene ohne großen Mehraufwand.

Mach diese Woche den ersten Schritt

Effektives Zugriffs- und Berechtigungsmanagement beginnt mit Transparenz. Überprüfe deine Tools, entferne unkontrollierte Zugriffe, definiere rollenbasierte Berechtigungen, richte einen Prozess für Neueinstellungen, Versetzungen und Austritte ein und überprüfe die Berechtigungen regelmäßig.

Selbst ein tabellenbasierter Ansatz ist deutlich besser als gar kein System. Das größte Risiko besteht nicht darin, das falsche Tool zu wählen, sondern nichts zu tun und darauf zu hoffen, dass die Lücken niemandem auffallen.

Wenn dein Unternehmen wächst, übernimmt deeploi den gesamten IT-Lebenszyklus – von der automatischen Bereitstellung beim Eintritt bis zur vollständigen Deaktivierung beim Ausscheiden – ganz ohne manuellen Aufwand. Es ist eine All-in-One-IT-Plattform für KMUs ohne eigenes IT-Team, die Automatisierung mit persönlicher Expertenunterstützung kombiniert.