10 Stunden pro Woche gespart mit skalierbarer IT bei acterience

Übersicht

• Begrenzter First-Level-Support durch einen kleinen externen IT-Partner und manuelles Gerätemanagement führten zu operativem Mehraufwand und Compliance-Risiken.

• Admin-Rechte für alle Mitarbeitenden widersprachen den TISAX-Sicherheitsanforderungen und mussten im Rahmen des Compliance-Prozesses überarbeitet werden.

• Die IT-as-a-Service-Plattform von deeploi ermöglichte zentrales Management, automatisiertes Geräte-Tracking und professionellen Support.

IT-Challenge

Als Niklas Raudies im Januar 2024 als IT-Spezialist bei acterience startete, stand das Unternehmen an einem Wendepunkt. Als wachsendes Beratungsunternehmen in der Automobilbranche benötigte acterience eine IT-Struktur, die mit dem Unternehmen mitwachsen kann – und gleichzeitig steigenden Anforderungen in Sachen Sicherheit und Compliance gerecht wird.

Vor der Zusammenarbeit mit deeploi setzte acterience auf einen kleinen externen IT-Dienstleister. "Der Support hat einfach nicht mehr mitgezogen", erklärt Niklas. Mit wachsendem Bedarf blieben First-Level-Anfragen oft unbeantwortet, sodass interne Teams einspringen mussten – auf Kosten ihrer eigentlichen Aufgaben.

Zentrale IT-Strukturen wie Mobile Device Management, automatisiertes Inventar-Tracking oder softwaregestützter Rollout waren nicht im Einsatz. Die Gerätevergabe erfolgte manuell über eine geteilte Confluence-Seite. "Wir haben händisch dokumentiert, welches Gerät zu wem gehört. Das war super mühsam", erinnert sich Niklas.

Ein weiteres zentrales Thema: Sicherheit und Compliance. Alle Mitarbeitenden hatten lokale Admin-Rechte – ein klarer Widerspruch zu den Anforderungen für die TISAX-Zertifizierung, die essenziell ist, um Kunden aus der Automobilbranche zu betreuen.

Lösung

deeploi lieferte acterience von Tag eins an ein vollwertiges IT-Fundament.

Zentrales Inventar- und Sicherheitsmanagement. Mit deeploi hat das Team jederzeit Überblick über Gerätestatus, Enrollment und Compliance. "Es ist jetzt super einfach zu sehen, wer welches Gerät hat – und ob alles passt", sagt Niklas.

Admin-Rechte entfernt & Compliance gesichert. Lokale Admin-Rechte wurden vollständig und remote entfernt – ohne jeglichen Aufwand für das Team. "Die Entfernung aller lokalen Admin-Accounts bei allen Usern – wir hatten damit nichts zu tun. Der Aufwand für uns war gleich null."

Onboarding & Gerätebestellung vereinfacht. Die Beschaffung neuer Geräte ist nun Teil des Onboarding-Prozesses. Das HR-Team bestellt per deeploi-Formular, und auch Upgrades lassen sich unkompliziert anfordern.

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Zertifizierungen & Audits. Compliance-Dokumentation ist jetzt automatisiert und jederzeit audit-ready. "Gerade bei Audits oder Zertifizierungen ist das zentrale Inventarsystem ein riesiger Vorteil – wir müssen nicht mehr prüfen, ob die Daten korrekt sind", so Niklas.

Ergebnis

• 50 % weniger interner IT-Aufwand.

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• ~10 Stunden pro Woche eingespart – Zeit für wichtigere Themen. "Mitarbeitende kommen jetzt auch viel besser alleine zurecht, vor allem wenn ich nicht da bin."‍

• Mehr Sicherheit und Compliance. "Es gab keinen einzigen Zeitpunkt, an dem Geräte nicht geschützt waren", erklärt Niklas.

• Audits verlaufen stressfrei – die Dokumentation ist stets aktuell und zugänglich.

• Schneller und zuverlässiger IT-Support. "Ich muss keine Mails mehr schreiben oder hinterherlaufen – riesiger Pluspunkt. Die Hotline ist da, das Ticketsystem ist da. Das entlastet mich extre", so Niklas.

Über acterience

acterience ist eine spezialisierte Beratung im Automotive-Bereich und unterstützt Unternehmen dabei, sich in der komplexen und stark regulierten Automobilbranche zurechtzufinden.